Palveluistamme

Osallistaminen työympäristömuutoksessa: välttämätön paha vai kannattava satsaus?

Harva organisaatiomuutos menee ihan sukkana läpi ilman minkäänlaisia hampaitten kiristelyjä tai muminoita nurkkien takana. Väistämättä myös se pikkuisen kirpaisee, kun mennään sorkkimaan ihmisten tuttua ja turvallista työympäristöä: muutetaan tiloja tai kalusteita ja laitetaan opettelemaan uusia työskentelytapoja.

Puhtaasti ylhäältä alaspäin sanellut muutokset ovat kai aika lailla menneen talven lumia, mutta huonosti funtsituista ja toteutetuista muutoksista kuitenkin kuulee harva se päivä. On kuulemma paljon kiirettä. Nyt pitää vaan tehdä. Joku nyt vaan tekemään, ei auta kaikilta kysellä. Eihän tässä mitään saada aikaa, jos kauheasti kysellään.
Niin, paitsi pahaa mieltä, menetettyjä työpanoksia ja hukkaan heitettyjä euroja?

Sitä minä vaan mietin, että silloin kun iso muutos on tiedossa (ihan kaikkia muutoksia ei tietysti voi ennakoida), eikö olisi parempi valjastaa sen läpivientiä pohtimaan enemmän kuin vähemmän viisautta? Mutta viisaus on iso sana. Millasta viisautta tarvitaan, kuka mitäkin osaa ja tietää? Sekö, jonka kortissa lukee paljon erilaisia kirjainlyhenteitä vai se, joka arjessa tiloja tai laitteita omiin tarpeisiinsa käyttää? Sekä että mieluummin kuin joko tai.

Niin, ja sitäkin olen päässäni pyöritellyt ihan uuvuksiin asti, että milloin suuret linjat pitää hakata kiveen ennen kuin muilta kysellään mitään. Vai kyselläänkö ensin ja päätetään sitten missä se raja oikein kulkee, mihin voi vaikuttaa ja mihin ei? Minä ajattelen niin, että aina pitäisi voida ja uskaltaa kysyä. Pitää vaan vähän miettiä miten meinaa hallita herätettyjä odotuksia. Muutoksen johtaminen, ihan ensimmäisestä ääneen lausutusta sanasta alkaen, on viestintää. Viestinnällä vaikutetaan.

Viestilumipallo lähtee melko eri tavalla liikkeelle, jos:
a) Talousjohtaja kertoo “jollekin”, että “toimitilakuluista pitää leikata 30%, niin että mitäs mieltä olisit, jos otettais teiltä nämä omat työpisteet pois?”. “Sitä ne nyt paljon kuulemma tekee”. “Tai jos muutettaisiin vähän halvempiin tiloihin – jonnekin?”.
b) Johtoryhmältä tulee viestiä uusista strategisista tavoitteista. Osana uutta strategiaa on päätetty käynnistää yhdessä henkilöstön kanssa toteutettava pienimuotoinen hanke, jossa alustavasti selvitellään vastaavatko nykyiset toimintatavat, tilat ja järjestelmät linjauksia. Mukaan pyydetään vapaaehtoisia  osallistujia.
c) Toimiston pyörittämisestä vastaava henkilö jakaa Yammerissa kyselyn, jossa hän kartoittaa nykyisen ympäristön hyviä ja huonoja puolia, rohkaisee vapaaseen keskusteluun ja vie tarvittaessa havaintoja ja muutosesityksiä eteenpäin.

Törmäsin Jenni Luoman väitöskirjaan, jossa hän tutki onnistunutta muutosta ennakoivia tekijöitä (mm. selkeä visio, osallistuminen, kommunikointi) ja muutosjohtamisen positiivisia vaikutuksia psykologisen omistajuuden teorian kautta. Tässäkin tutkimuksessa tuttu juttu sai taas vahvistusta: Kun sinä autat minua ymmärtämään millaista muutosta tässä nyt tarvitaan ja tavoitellaan, kuuntelet ja arvostat minun näkemyksiäni, minä haluan olla sinun mukanasi sitä tekemässä. Sitoutumisella on positiivinen vaikutus lopputulokseen.

Kyllä minä tiedän, että tuska on siinä, että ihan jokaista ei voi joka hetki ottaa mukaan, kun muutos on edessä ja aikatauluja ei voi määrättömästi venyttää. Mutta liikaa ei voi kyllä oikoakaan ja yksinvaltaisena kaikesta päättää. Miten homma siis pitäisi tehdä? Ei ainakaan niin, että “mukamas osallistetaan”, mutta ei aidosti kuunnella.

Sähköinen kysely on tietysti näppärä konsti kerätä laajasti tietoa, mutta kyselylinkin lähettäminen jokaiselle, tarpeeksi lyhyin saatesanoin, voi myös hämmentää. Kartoituksen syitä pääsee paremmin avaamaan naamatusten. Parhaimmillaan toiveisiin, ideoihin ja pelkoihin päästäisiin kiinni yksilö- tai ryhmähaastatteluissa ja erilaisissa työpajoissa. Mutta kun niihin taas ei aina ole aikaa, ei ole tulijoita tai kyselijään suhtaudutaan epäluuloisesti. Ja maksaakin liikaa? Ehdottomasti paras keino olisi saada nämä jututtamiset mukaan arkeen. Mikä olisikaan parempaa kartoitusaineistoa kuin vapaamuotoiset käytävä- ja lounaskeskustelut, syväpohdinnat tiimipalavereista – ja tietysti ne after work -avautumiset!
Hmm, ehkä tässä olisi aihetta lisäpohdinnalle.

Minä olen kiinnostunut sinunkin näkemyksistäsi!

Satu Hurme-Tikkanen

 

Tekstin on kirjoittanut Satu Hurme-Tikkanen, jonka vastuualueena Technopoliksessa on toimitilapalvelut, mm. Workplace Design-, kalustus- ja muuttopalvelut. Lue lisää Satun ajatuksia työympäristöistä tai työympäristön hyvästä suunnittelusta.