Palveluistamme

Anna mulle työrauha!

Toimistotalojen uumenissa puurtaa tietotyöläisiä, joiden osaaminen on yrityksen tärkein pääoma – niin ainakin juhlapuheissa sanotaan. Yritykset keksivät toinen toistaan luovempia henkilöstön sitouttamiskeinoja, mutta se kaikkein tärkein on saattanut päästä unohtumaan: työn tekemisen olosuhteet. Työympäristön ja työtilojen suunnittelun ja työtyytyväisyyden välillä on suora yhteys. Hyvissä tiloissa työntekijä viihtyy ja viihtyessään hän myös toimii tehokkaasti – ja hyöty sataa suoraan organisaation laariin.

Esimerkkitila.jpgToimivan työympäristösuunnittelun keskiössä on ihminen. Hyvässä toimistossa on kaikkien helppo saada työt tehdyksi, tieto kulkee ja bonuksena myös silmä ja mieli lepäävät. 

Tässä kootut vinkit suunnittelun avuksi, ole hyvä:

1 Miksi uudistetaan?
Harvoinpa työpaikalla ryhdytään kaluste- ja sisustusmuutoksia tekemään silkasta estetiikan kaipuusta. Kun muutokseen lähdetään ja aletaan luoda uutta, on hyvä miettiä miksi? Mihin tarpeisiin se vastaa? Onko projekti hyvinvointi-, ympäristövastuullisuus-, kustannus- vai liiketoimintalähtöinen? Haetaanko muutoksella säästöjä vai onko toiveissa, että uudella tai uudistetulla tilalla saadaan uutta boostia tekemiseen?

”Tavoitteiden kirkastamista ja hyvää viestintää ei sTyymprist.jpgaa unohtaa”.

2 Kaikilla on sanansa sanottavana
Kyllä käyttäjä tietää. Joskus on hyvä käyttää aikaa ongelmien esiin kaivelemiseen. Kun saadaan listattua nykyisen tilan ongelmat, ollaan jo hyvässä vauhdissa kohti valoisampaa tulevaisuutta.

Osallistamisella on kauaskantoisemmat vaikutukset: se sitouttaa tehtyihin päätöksiin.

Muutosvastarinta vähenee, kun päätöksiin on mahdollisuus vaikuttaa. Johdon sitoutuminen tavoitteisiin ja laadukkaaseen viestintään panostaminen ovat muutoksen johtamisen kulmakiviä.

”Oma työympäristö on harvalle yhdentekevä, otetaan henkilöstö mukaan”.

3 Tutkitaan, ei hutkita
Mielipiteet, tarpeet ja haaveet ovat tärkeitä, mutta tarvitaan myös raakaa faktaa. Yksinkertaisimmillaan laskeskellaan käyttäjiä, pöytiä ja neliöitä, mutta erilaisten tilankäyttötutkimusten ja muiden työkalujen avulla voidaan tarkemmin selvittää tilan käyttöä ja ihmisten käyttäytymistä. Kaikki organisaatiot ovat erilaisia, toimivaa työympäristöä ei voi kopioida naapurista. Kyselyt, syventävät haastattelut ja työpajatyöskentely selkeyttävät yksilöiden, tiimien ja organisaation tarpeita ja auttavat antamaan suunnitelmalle suunnan, vauhdin ja tärkeysjärjestyksen.

”Kunnon kartoitukseen ja laadukkaaseen faktaan kannattaa panostaa”.

4 Tiloja erilaisiin tarpeisiin
Selkeät tavoitteet ja syvällinen kartoitus auttavat tilapaletin luomisessa, fyysisten tilojen lisäksi pitää pohtia myös virtuaalisia tiloja; sitä miten dataa tallennetaan ja jaetaan, tuetaanko mobiilia työtä ja mahdollistaako tekniikka yhteistyön tekemisen eri fyysisten tilojen välillä?

Erilaiset toiminnot ja työtehtävät edellyttävät erilaisia tiloja. Liikkuva myyntimies käy ehkä  toimistolla vain kääntymässä, toimistoassistentti kaipaa isoa pöytää ja näyttöä, ja kehitystiimi viettää suurimman osan ajastaan ideoimalla porukalla. Miten tilat, kalusteet ja välineet tukevat keskittymistä vaativia tehtäviä? Entä vuorovaikutusta? Onko vetäytymistiloja, pieniä kokoustiloja ja taukotiloja tarpeeksi, kenellä on oma huone ja miksi, missä käydään luottamukselliset keskustelut? Onko ergonomisia erityistarpeita?

Mobiiliteknologia mahdollistaa työympäristön laajentamisen myös oman toimiston ulkopuolelle. Vapaamuotoisia palavereita voidaan käydä vaikka ravintolan pöydässä. Irrottautuminen omasta työpisteestä ja ideointi kahvikupin ääressä, aulan sohvilla, voi antaa uutta puhtia arkiseen pakertamiseen.

”Tilat suunnitellaan tukemaan erilaista tekemistä”.

5 Mitäs me taas sovittiinkaan?
Kun siirrytään uuteen työympäristöön, on hyvä sopia yhteisistä käytännöistä ja pelisäännöistä. Varsinkin avokonttorissa on monenlaisia käyttäjiä ja erilaisia odotuksia työkavereille. Saako avokonttorissa puhua kokouspuheluita? Miten eri yhteiskäyttötilojen varauskäytännöt toimivat? Missä säilytän pyöräilykypärääni? Saanko syödä kaalilaatikkoa työpisteessäni? Koska minua ei saa häiritä? Muutos on pysyvä olotila myös työympäristössä, siksi sääntöjä on hyvä aika ajoin myös  tarkistaa.

”Työympäristön vaatii seurantaa ja huoltoa”.

Ei ole aikaa, en osaa, kuka voi auttaa?
Jos aikaa ja osaamista ei itsellä ole, ammattilaiset auttavat. Tehnopoliksen kumppaniverkosto auttaa sinua työympäristön kehittämiseen liittyvissä tarpeissa, ota yhteyttä:

Satu Hurme-Tikkanen
Johtaja, Workplace Design and Services
satu.hurme-tikkanen@technopolis.fi
Puh: +358 (40) 556 5695

Tuloksena entistä toimivampi tila ja tyytyväisempi ja tuotteliaampi henkilöstö.