Asiakastarinat

Hukassa olevat tiedostot vaikuttavat työn tehokkuuteen

Työtekijät olisivat paljon tyytyväisempiä ja tehokkaampia, jos saatavilla olisi aina ajantasaista, nopeasti ja helposti löydettävää tietoa. Erään tutkimuksen mukaan 25 % työajastamme kuluu tiedon etsimiseen. Toisen tutkimuksen mukaan jopa 20 % sopimuksista on pysyvästi hukassa.

”Tiedonhallinnan tila on aika surkea monessa yrityksessä. On erikoista, miten isoillakin yrityksillä on varaa ylläpitää puutteellista tiedonhallintaympäristöä ja käyttää työntekijöiden aikaa järjestelmä- ja kansiolabyrinteissä seikkailuun”, ihmettelee Miika Mäkitalo, M-Filesin toimitusjohtaja.

Siinä missä perinteinen tiedonhallinta perustuu kansiopohjaisiin järjestelmiin, M-Filesin ratkaisulla ei ole väliä, missä tieto sijaitsee, vaan mitä se on. Tiedostoa tallennettaessa järjestelmälle kerrotaan muutamalla kriteerillä, mikä tiedosto on, , jonka jälkeen tiedosto löytyy kaikkialta, mistä tarvitaankin. Esimerkiksi tarjouksia voi selata myyjittäin, asiakkaittain, tuotteittain, projekteittain, tai tekoajan mukaan. Tällöin poistuvat ongelmat siitä, mihin kansioon tiedoston on itse tai kollega tallentanut, onko se sähköpostissa tai mahdollisesti paperiversiona.   

”M-Filesin käyttöönottoon ei tarvita suuria investointeja saadakseen irti kaikki hyödyt tiedonhallinnasta. Se on helppokäyttöinen ja tieto on yhä useamman henkilön hyödynnettävissä”, kertoo Mäkitalo. Helppokäyttöisyydestään huolimatta M-Files sisältää kuitenkin runsaan määrän järeitä ominaisuuksia, kuten pikahaku, prosessit ja työnkulut, nopea mukautettavuus, integraatiot muihin järjestelmiin, älykkäät suojausasetukset sekä käyttömahdollisuus tableteilla ja älypuhelimilla.

Huikea kasvu ja visio

Viime vuonna M-Filesin liikevaihto kasvoi 41 % ja uusia työntekijöitä palkattiinMiika_Jussi310x230.png 78. Kasvutavoitteet ovat kovat myös tälle vuodelle ja uusia työntekijöitä ollaan rekrytoimassa. Yrityksen pääkonttori sijaitsee Tampereella Technopolis Hermiassa, toinen toimisto Technopolis Otaniemessä, Innopoli 3:ssa sekä tytäryhtiö Yhdysvalloissa. Tällä hetkellä jälleenmyyjiä on noin yli 300  74 eri maassa ja asiakkaita on 100 maassa. ”Aiomme kasvaa sekä Suomessa että kansainvälisesti. Visionamme on olla maailmanlaajuisesti tunnustettu tiedonhallintaratkaisu”, hehkuttaa Miika Mäkitalo. 

M-Filesin suurimmat markkina-alueet ovat tällä hetkellä Suomi, Yhdysvallat, Ranska, Sveitsi, Iso-Britannia, Australia ja Kanada. ”Haluamme erityisesti vahvistaa läsnäoloamme Yhdysvalloissa, sillä ohjelmistomarkkinat ovat siellä erittäin isot. Myös yhdysvaltalaisten referenssiasiakkaiden saaminen auttaa liiketoiminnassa ja analyytikot sekä tutkimuslaitokset painottavat tutkimuksissaan Yhdysvaltojen markkinoilla olemista. Olemme olleet pari vuotta Gartnerin Magic Quadrant for ECM -raporteissa, joka kuvastaa osaltaan yrityksen nousua merkittäväksi maailmanlaajuiseksi toimijaksi tiedon- ja dokumenttienhallinnan markkinoilla”, kertoo Mäkitalo.

Pirkanmaan paras työnantaja vuonna 2013

M-Files sai tammikuussa Vuoden työnantaja -voittopalkinnon. M-Files rekrytoi viime vuonna 78 uutta työntekijää ja hankki merkittävän pääomasijoituksen. Lisäksi he ovat ottaneet isoja edistysaskelia henkilöstön kehittämisessä ja innostavan työilmapiirin luomisessa. Kilpailun tuomaristo kehui yrityksen avointa, arvostavaa ja innostunutta ilmapiiriä, jonka ansiosta toiminnan kehittäminen ja innovaatiot ovat osa M-Filesin normaalia arkea. Myös yrityksen dynaaminen yrityskulttuuri sai raadin arvioinnissa erityistä kiitosta.

Yrityksen menestystekijöitä ovat maailmanluokan teknologia ja loistava henkilökunta. ”Meillä on erittäin osaavaa ja innostunutta porukkaa, joka tuo meille merkittävää kilpailuetua valloittaessamme maailmanmarkkinoita”, toteaa Mäkitalo.

Technopolis konsepti paras kasvuyritykselle

”Technopoliksen konsepti sopii erittäin hyvin kaltaisellemme kasvuyritykselle. Viime vuonna tavoitteena oli löytää noin 70 – 80 uutta työntekijää. Aina ei voi ennustaa löytyykö näin monta hyvää työntekijää, ja määrä saattaa jäädäkin vaikka puoleen toivotusta. Tällöin joustava tilojen kasvattaminen on erinomainen palvelu.

Viime vuoden joulukuussa huomasimme, että kaksi kerrosta ei enää riitä meille, jolloin asiakaspäällikkömme Birgit Mustalahti järjesti meille puoli kerrosta lisää. Tällä hetkellä meillä on 2 450m2 tilat Technopolis Hermiassa ja Birgitin asiakaspalveluhenkisyys saa meiltä erityiskiitokset, kertoo Mäkitalo ja jatkaa: ”myös palvelut toimivat erinomaisesti ja on hienoa, että yrityksemme voi keskittyä liiketoiminnan kasvattamiseen eikä meidän tarvitse käyttää aikaamme toimitila-asioista miettimiseen. Olemme myös hyödyntäneet Technopoliksen näkyvyys- ja verkottumismahdollisuuksia. Järjestimme alkuvuodesta seminaarikiertueen kolmella Technopolis kampuksella, jossa tapasimme potentiaalisia asiakkaita ja kerroimme tuotteestamme. Palaute oli erittäin positiivista ja nyt pääsemme työstämään liidejä eteenpäin”, kuvailee Mäkitalo.  

Technopolis valitsi M-Filesin

Olimme jo jonkin aikaa etsineet ratkaisua, joka järkeistäisi yrityksemme dokumenttien hallintaa ja työprosesseja. Teimme kartoituksen useammasta kumppanista. Haastattelimme lukuisia työntekijöitämme omasta yrityksestämme, tutkimme tiedonkäyttötapoja ja mietimme mikä sopii parhaiten meidän käyttötarkoitukseen. Valitsimme kumppaniksi maaliskuussa M-Filesin, joka sopi meille parhaiten, kertoo tietohallintojohtaja Tommy Kankkonen.

Syitä, miksi me valitsimme M-Filesin:

1 integroituu mutkattomasti olemassa olevien normaalien Office-ohjelmistojen kanssa.

2 mahdollistaa monipuolisen ja suoraviivaisen dokumenttien haun.

3 integroituu helposti meidän olemassa oleviin taustajärjestelmiin

4 dokumenttien kierrätykseen liittyvä työn kulku on yksinkertainen

5 M-Files on innokas ja halukas pitkäjänteiseen yhteistyöhön