Palveluistamme

En halua säkkituolia

Viime aikoina olen viettänyt työpäivistäni ison osa neuvotteluhuoneissa. Työtä olen tehnyt myös junassa läppäri sylissä. Olen näpelöinyt kännykkääni kotisohvan nurkassa ja organisoinut kalenteriani. Toimistolla olen etsinyt sopivia nurkkauksia tärkeille ja vähemmän tärkeille puheluilleni. Oikealta toimistotyöltä on muiden silmissä näyttänyt ainakin se, kun olen istunut omalla työpisteelläni ison ruudun ääressä ja täyttänyt jälleen yhtä excel-taulukkoa.  Myös pyöräilymatkat töihin ja takaisin olen käyttänyt työntekoon, sillä vain silloin minulla on aikaa ja rauhaa ajatella.

Martela_310x230.pngTyön tekemisen tavat ovat merkittävästi muuttuneet muutamien viime vuosien aikana. Tietotyöläinen ei enää kulutakaan omaa työtuoliaan kahdeksaa tuntia päivässä. Avokonttorit kumisevat tyhjyyttään kun työ on siirtynyt kaikenlaisiin mobiilivehkeisiin ja työtä tehdään kaikkialla ja koko ajan. Kuitenkin usein toimistot edelleen suunnitellaan hyvin perinteisellä tavalla: kaikille oma pöytä ja tuoli, kaappi ja laatikosto. Keittiöön mahtuu, jos mahtuu, muutama tyyppi syömään eineslounasta ja neukkareissa on pöytä ja kahdeksan tuolia – ja tykki, joka ehkä toimii.

Väittävät, että työpaikoilla on nyt viiden sukupolven edustajia. Nuorin, vasta työelämään tulossa oleva porukka on ottanut uudet laitteet ja sovellukset omakseen ja nauttii vuorovaikutuksesta ja vapaudesta. Työelämästä pian poistuvissa on jopa sellaisia, joille sähköpostin lähettäminen tuottaa vaikeuksia. Ja näiden väliin mahtuu monenlaista tekijää. Usein päätökset tilojen suunnittelusta tekee hierarkian huipulla valtaa pitävä vanhemman sukupolven edustaja, jolla ei välttämättä ole tarpeeksi tietoa erilaisista työn tekemisen tavoista – eikä varmasti aikaakaan siihen kovin syvällisesti paneutua. Ei siis ole ihan helppoa saada kaikille mieleistä työympäristöä. Mutta ei se mahdotonta ole.

Kaikki lähtee siitä, että kysytään. Ei pidä olettaa. Jokainen organisaatio on erilainen ja työtilat on suunniteltava niin, että ne tukevat yrityksen tai yhteisön yhteistä tavoitetta ja kaikilla on mahdollisuus saada työt tehtyä. Sitä vartenhan me työssä käymme.  Johto määrittää tavoitteet, ja sitten kun suunta on selvillä aletaan miettiä miten niihin päästään. Yksi tapa on lokeroida porukka mobiileihin, joustaviin ja kiinteisiin työprofiileihin ja suunnitella erilaisia työvyöhykkeitä näihin tarpeisiin. Ei pidä kuitenkaan unohtaa, että samalla nimikkeellä firmaan palkatut tai teoriassa samaa työtä tekevät voivat tehdä työtä hyvinkin eri tavalla. Toinen on tottuneempi papereihin ja mappeihin, toisen työn teosta ei tule mitään, jos työpisteessä ei ole omia tuttuja tavaroita tai omaa ovea. Ratkaisu voi olla monitila, joka tukee erilaisia työtehtäviä ja ihmiset vaihtavat paikkaa sen mukaan, mikä työtehtävä on milloinkin käsillä. Se ei tarkoita, etteikö edelleen työhuonetta tai työpistettä tarvitsevalle siihen annettaisi mahdollisuutta. Tärkeintä on ymmärtää mitä ja miten töitä tehdään – tai niitä pitäisi tehdä.

Työtilojen suunnitteluun löytyy ammattilaisia, ei isoja muutoksia kannata tehdä yksin. Kunnolliset kartoitukset ja tarvittaessa tilojen käyttöastemittaukset sekä muut tilanteeseen sopivat metodit kannattaa ottaa käyttöön, jos muutos on merkittävä. Muutoksen johtamisessa tärkeintä on selkeä viestintä. Kun kaikki tietävät, mitä tehdään milloinkin, kuka tekee ja miksi, ollaan onnistumisen tiellä. Kun vielä kaikki yhteisiä työtiloja käyttävät ymmärtävät, miten missäkin tilassa saa ja ei saa toimia, on kaikkien helppo olla. Aina kun ei ole selvää missä puhelut saa puhua. Pitääkö avotilassa olla hiirenhiljaa? Miten neuvottelutilat varataan, saako ne valloittaa koko päiväksi? Saako toimistolle tuoda vieraita, vai kestitäänkö ulkopuoliset muualla? Saako taukotilan sohvalla ottaa nokoset, jos työ alkaa iltapäivällä tökkiä?

Toimivassa työympäristössä on tarjolla työtiloja – ei vain työpisteitä. Yhä tärkeämpää on se, miltä meistä tuntuu kun teemme töitä, ei vain se mitä teemme.

Satu Hurme-Tikkanen
Head of Workplace Design and Services