Palveluistamme

Meluisa avotoimisto vai yksinäinen koppikonttori?

Ei nykyään kumpikaan. Työn luonteen muuttuessa kalliit toimistot nököttävät puolityhjillään, ja vanhentuneet tilaratkaisut nakertavat työtehoa. Avaimet parempaan tarjoaa monitilatoimisto.

Toimitilat maksavat Helsingissä 15:nneksi eniten maailmassa, mutta Suomessa BL_310x230.pngtyöskennellään siitä huolimatta korostuneen väljästi. Toisaalta suomalaisyritysten työpisteet ovat tyhjinä peräti 49 prosenttia ajasta. Kokoustilojen luku on vieläkin suurempi: 61 prosenttia.

Miten tässä on näin käynyt?

− Työn tekemisen tavat ovat mullistuneet. Iso osa työstä tehdään jo kotona tai niin sanotuissa kolmansissa paikoissa, kuten kulkuvälineissä tai kahviloissa, kiteyttää tutkija Suvi Nenonen Aalto-yliopistosta.

Liikkuvuus on lisännyt yksilöllistä valinnanvapautta. Moni pystyy vaikuttamaan siihen, missä minkäkin työsuorituksen tekee. Tällä on suora yhteys työtyytyväisyyteen – ja tuottavuuteen.

− Nykyajan hullunmyllyssä on tärkeää päästä vetäytymään ja kokoamaan ajatukset. Mielen täytyy välillä saada keskittyä vain yhteen asiaan, Nenonen uskoo.

Yksilöllisyyttä yhteisöllisesti

Koppi- ja avokonttoritrendien jälkeen suuntaus on kääntynyt kohti monitilatoimistoja. Niissä yhdistyvät molempien hyvät puolet: mahdollisuus omaan rauhaan ja yhteisöllisyys.

− Monitilatoimistossa on tiloja erilaisiin käyttötarkoituksiin ja työtehtäviin. Fyysisen ympäristön lisäksi huomioidaan työnteko virtuaaliympäristössä, Nenonen kuvaa.

Siinä missä perinteisen toimiston kahvihuone on mahdutettu viimeiseen nurkkaan, monitilatoimistossa epämuodolliset kohtaamiset tuodaan jo lähelle sisäänkäyntiä. Pieniä neuvotteluhuoneita on aiempaa enemmän, ja ajatustyötä saa tehdä sille varatuissa tiloissa. Äänieristetyt huoneet tarjoavat yksityisyyttä.

− Työympäristö räätälöidään kulloistenkin tarpeiden mukaiseksi. Suunnittelussa lähdetään liikkeelle käyttäjäprofiileista. Millaisia töitä meillä tehdään? Millaisia ovat kokoukset ja muut kohtaamiset? Nenonen selittää.

Työterveyslaitos julkaisi vuonna 2012 oppaan nimeltä Monitilatoimisto – ohjeita käyttöön ja suunnitteluun. Se on Nenosen mukaan oiva apu uudistusten pohjaksi.

Iso neukkari, tehoton kokous?

Avokonttoribuumissa omistajat ja esimiehet toivoivat saavansa säästöjä tilatehokkuuden lisääntymisestä ja avoimesta tiedonkulusta. Tutkimukset kuitenkin kertovat työtehon laskusta sekä väen turhautumisesta jatkuviin keskeytyksiin ja hälinään.

Kokoustilat puolestaan ovat tyypillisesti aivan liian isoja. Nenonen näkee tässä yhteyden työajan tuhraantumiseen kokouksissa.

− Se, että jokaista kokoontumista varten joudutaan varaamaan iso neukkari, helposti ylläpitää turhien kokousten perinnettä, hän huomauttaa.

Tuoreehkon työtrendikartoituksen mukaan Yhdysvalloissa tuhlataan vuosittain peräti 37 miljardia dollaria tehottomiin kokouksiin. Työyhteisön ajasta kokoukset syövät 15 prosenttia, ylemmältä johdolta jopa puolet. Luvut ovat kasvaneet jatkuvasti vuodesta 2008.

Coworking ja virtuaalityö

Kaksi selvää nykytrendiä ovat virtuaalisuus ja niin sanottu coworking. Jälkimmäinen viittaa kolmansiin tiloihin, joihin esimerkiksi freelancerit hakeutuvat kohtaamaan toisia ammattilaisia. Helsingissäkin on jo kaupungin ja yksityisten tahojen ylläpitämiä paikkoja, joista liikkuvat työntekijät löytävät tukikohdan tilapäisesti tai pidemmäksi aikaa.

− Näistä voi hakea inspiraatiota työympäristön suunnitteluun. Coworking-tiloissa näkyy esimerkiksi open space -ajattelu, joka tuo henkilökunnan lähemmäs asiakkaita, Nenonen mainitsee.

Virtuaalinen työnteko asettaa työympäristölle omat haasteensa. Työpäivä voi kulua alusta loppuun videoneuvotteluissa, jotka rasittavat aivojamme eri tavalla kuin perinteiset kokoukset.

− Vaikutuksia ei vielä täysin tunneta. Myös rutiinit hakevat paikkaansa: esimerkiksi se, miten videoneuvottelu käynnistetään ja millaisin repliikein se lopetetaan. Virtuaalityöskentelyn jälkeen voi tulla ontto olo. Sessio tavallaan töksähtää poikki, kun tietyt sosiaaliset elementit jäävät pois, Nenonen miettii.

Virtuaalimaailman rasittamat aistit tarvitsevat rentoutusta, jotta ne jaksavat taas aktivoitua. Siksi työympäristön sisustuksen merkitys korostuu.

− Rasitusta kompensoimaan tarvitaan hyvän mielen elementtejä. Niitä kannattaa sijoittaa myös suoraan videoneuvottelutilojen viereen, Nenonen vinkkaa.

Paikkoja kohtaamisille

Technopoliksessa seurataan tiiviisti työympäristöön liittyviä tutkimustuloksia BL_new310.pngSuomesta ja maailmalta. Esimerkiksi coworking-trendi on tuottanut tulokseksi business lounge -palvelun.

− Lounget ovat kolmansia paikkoja työn tekemiseen. Työpisteen voi vuokrata hetkeksi tai vaikka koko vuodeksi, Technopolis-konsernin palvelupäällikkö Satu Hurme-Tikkanen sanoo.

Monitila-ajattelu on Technopoliksen toiminnan lähtökohta. Toimitilat räätälöidään vastaamaan asiakasyritysten ja niiden työntekijöiden tarpeita. Yhteiskäyttötiloista, kuten ravintoloista ja auloista, tehdään kohtauspaikkoja, joissa ihmiset viihtyvät.

− Monet voisivat tehdä melkein kaiken työnsä muualla kuin työpaikalla. Tulemme kuitenkin töihin, ennen kaikkea ihmisten takia, Hurme-Tikkanen muistuttaa.

Hänen on helppo yhtyä Aalto-yliopiston Suvi Nenosen näkemyksiin tehottomista kokouksista ja virtuaalityöskentelystä.

− Useimpiin palavereihin ei tarvittaisi kokoushuonetta, vaan muutaman henkilön nopea catchup riittää. Vääränlainen tila – ja huono kokousten suunnittelu – saa helposti tekemään läppärillä samanaikaisesti muita töitä, hän uskoo.

Virtuaalityön rasituksia pohdittaessa Hurme-Tikkanen painottaa yksilöllisyyden merkitystä.

− Esimerkiksi kirkkaan värinen sermi voi laukaista jollakulla migreenikohtauksen, jos silmät ovat tuijottaneet tuntikausia ruutua. Yksi kaipaa virkistyäkseen värejä ja elävyyttä, toinen upottavan pehmeää sohvaryhmää.

− Kalusteratkaisuilla ja sisustuksella on siis väliä, hän kiteyttää.