Asiakastarinat

Videoneuvottelu säästää aikaa ja tehostaa kokouksia

Technopolis tarjoaa modernit vuokrattavat videoneuvottelutilat ja -teknologian kaikilla paikkakunnillaan kaikille yrityksille. 

Videoneuvottelu säästää sinun aikaa ja rahaa. Ei turhaa matkustelua – tutustu videoneuvottelun hyötyihin nyt – veloituksetta! Tarjoamme palvelua kaikilla 12 paikkakunnalla.

Kokous Oulussa tai Tukholmassa

Ajattele, että olet jälleen kerran lähdössä siihen säännöllisesti toistuvaan kokoukseen, joka pidetään pääkonttorilla. Aamulla on herätys klo 4:30, koska kentällä pitää olla viimeistään tuntia ennen lennon lähtöä. Ruuhkaa ja jonotusta kehätiellä – ne ainaiset tietyöt – ja kentällä turvatarkastuksessa vielä pahempi hässäkkä.

Koneen ahtaudessa saat huokaista hetkisen ja sitten toisessa päässä melkein sama ruljanssi. Ehdit toimistolle juuri ja juuri yhdeksäksi, jolloin palaverin pitäisi alkaa. Osa on paikalla, muita vielä odotellaan. Hörpätään kahvit ja jutellaan kuulumiset. Sitten päästään itse asiaan.

Kokouksen jälkeen lounas ja vielä kollegan kanssa kahdenkeskinen juttutuokio, joka olisi yhtä hyvin sujunut puhelimessa. Sitten kotiin. Lento on ylibuukattu, mutta mahdut mukaan ja lopulta olet kotona siinä seitsemän-kahdeksan aikaan. Tuntuuko tutulta? Sitten sama videolla:

Kokous on sovittu alkamaan klo 9:00 ja kestämään puolitoista tuntia. Lähdet työpöytäsi äärestä jo kymmentä vaille, koska haluat olla ajoissa. Kaikki on valmiina ja kokous käynnistyy tasalta. Suunnitelmallinen agenda etenee tehokkaasti ja klo 10:30 kaikki on valmista ja sovittu. Olet pöytäsi ääressä klo 10:35, käyt läpi muistiinpanosi ja lähdet lounaalle itse valitsemassasi seurassa.

Ääni, kuva, ilmeet ja tunteet

video170x113.jpg

Meillä on Skype ja Lync ja FaceTime. Mihin tarvitaan videoneuvottelua? Lyncissä käytetään kokemuksen mukaan kuvaa kovin harvoin, Skypen kuva ei ole kovin korkealaatuinen ja FaceTime toimii vain Applen laitteiden välillä. Ja puhelimen näyttö on niin kovin pieni. Käyttökin pitäisi opetella…

Technopoliksen videoneuvottelussa on suuri monitori ja korkealaatuinen kuva. Samalla voit näyttää omalta koneeltasi vaikka Powerpointteja tai Excel-taulukoita toisella näytöllä. Ihan oma ulottuvuutensa ovat Espoon ja Oulun telepresence-tilat, joissa vastapuoli tuntuu konkreettisesti istuvan pöydän toisella puolella. Vain tuttu ja tukeva kädenpuristus puuttuu. Kuvan ja äänen korkea laatu antavat mahdollisuuden nähdä kumppanin ilmeet ja eleet, aistia hänen tunteensa. Aivan kuin kasvokkain tavatessa.

LSAB käyttää Yliopistonrinteen videota

LSAB on ruotsalainen työkalujen toimittaja, joka tarjoaa puu- ja metalliteollisuudelle työkaluratkaisuja ja niihin liittyvää terähuoltoa. Suomen yhtiön toimipisteet ovat Raisiossa ja Kajaanissa. Emoyhtiön listoilla oleva tuotepäällikkö Kasper Andresen pitää toimistoaan Tampereella ja auttaa kollegoitaan ympäri pohjolaa.

– Videoneuvottelu on minulle tärkeä työkalu, ei tarvitse matkustaa niin paljoa, sanoo Andresen. – Meillä on 6-7 toimipistettä ympäri Ruotsia ja lisäksi Norja, Viro, Latvia ja Venäjä. Pääkonttori on Göteborgissa ja pikkukoneella lentäminen sinne on kallista. Autolla menee päivä per suunta.

– Tampereella istun vastapäätä Technopolista ja tepastelen vain rautatiesillan yli videoneukkarin mukavaan tuoliin palaverin pitoon. Useimmiten vastapuolena on yksi toimipiste, mutta usein kaksi tai kolme. Yhteydet ovat pääsääntöisesti oman firman sisäistä kommunikointia.

Videoneuvottelussa kaikki kädenliikkeet ja ilmeet tulevat Andresenin mielestä hyvin mukaan ja asioiden esille tuominen on helppoa. Samalla voi toisella näytöllä esittää Exceleitä tai muita dokumentteja. Videoneuvottelussa asioiden hoitaminen on oleelliseen keskittyvää ja pysyy hyvin agendassa.

– Tuntemattomille myyminen voisi videoneuvottelussa olla haasteellista, mutta tuttujen kesken ja sisäisissä palavereissa se toimii erittäin hyvin. Videoneuvottelu ei korvaa kokonaan fyysisiä tapaamisia, mutta on hyvä kakkonen, arvioi Andresen.

Järjestelyt toimivat hyvin

Lentomatkan kustannukset toiselle paikkakunnalle alkavat helposti lähes 500 eurosta, kun huomioidaan taksit ja muut kulut. Työntekijän työpäivän kustannukset tekevät toisen mokoman tai enemmän.

Technopoliksen videojärjestelmät ovat yhteensopivat kaikkien yleisimpien videojärjestelmien kanssa ja yhteydet testataan aina etukäteen. Videoyhteys avataan valmiiksi ennen neuvottelun alkua.

Kuopio Innovation Oy on Kuopion alueella Technopoliksen tiloissa toimiva liiketoiminnan kehittäjä, joka avaa väyliä innovatiivisten yritysten menestykselle ideoita, osaajia ja uusia ajattelutapoja yhdistämällä. Yhtiön osake-enemmistön omistaa Kuopion kaupunki. Yhtiön toimistosihteeri Sirkka Saarela huolehtii neuvottelujen varauksista Technopolikselta.

– Järjestämme videoneuvotteluja ehkä pari kertaa kuukaudessa milloin minnekin kohteisiin, enimmäkseen kotimaassa, kertoo Saarela. – Varaukset teen Teija Mburan kautta ja hän jos kuka osaa palvella asiakasta tässä asiassa. Teija testaa aina yhteyden ennakkoon ja tämä asia on hyvin tärkeä meille asiakkaille. Teija kysyy tarvittaessa useamman kerran tai selvittää itsekin vastapuolen yhteyshenkilön/yhteystiedot ellei ala kuulua asiakkaalta tietoja.

Kokeile itse videoneuvottelua

Videoneuvottelu on tehokas, edullinen ja ympäristöystävällinen tapa hoitaa
neuvottelut vaikkapa monella paikkakunnalla yhtä aikaa. Videoneuvotteluja voi pitää minne päin maailmaa tahansa ja Technopolis vuokraa videoneuvottelutiloja, kuten kaikkia muitakin kokoustiloja, myös ulkopuolisille asiakkaille.

Koska kynnys videoneuvottelun käyttämiseen on olemassa, haluaa Technopolis
madaltaa tätä kynnystä. Juuri käynnistyvässä kampanjassa asiakkailla on tilaisuus kokeilla maksutta videoneuvottelun käyttämistä palaverin pitämiseen.
video2_170x113.jpg

Technopoliksen Espoon telepresence-tilassa neuvottelukumppanit tuntuvat istuvan pöydän vastakkaisella puolella samassa huoneessa. Pienetkin eleet välittyvät selkeästi. Vain fyysinen kosketus puuttuu toistaiseksi.