Pääkirjoitus

Technopoliksen videoneuvottelu on entistä parempi

Lähes jokaisella Technopoliksen kampuksella on jo vuosia ollut mahdollisuus videoneuvotteluiden järjestämiseen. Viime vuoden lopulla laitteet on uusittu ja vastaavat nyt laadultaan ja käyttömukavuudeltaan uusimpia vaatimuksia. Samalla palvelun hinnoittelu on uudistettu todella asiakasystävälliseksi.

Juttelen Minna Kemppaisen kanssa, joka kertoo uudistetusta videojärjestelmästä. Minna on Technopoliksen videopalvelusta vastaava tuotepäällikkö ja hänen toimipaikkansa on Oulussa. Itse istun Hirvensalmella ja käyn usein videotiloissa Technopoliksen kampuksilla eri puolella maata. Minnan kanssa emme ole koskaan tavanneet fyysisesti, mutta tulleet tutuiksi videoneuvottelujen välityksellä.

Parempi, helpompi ja joustavampi

– Videoneuvottelut ovat jatkuvasti lisänneet suosiotaan kokouspalveluidemme valikoimassa, kertoo Minna Kemppainen. – Entiset laitteet olivat jo kuusi vuotta vanhoja, mikä tietysti on korkea ikä IT-laitteille. Marras-joulukuussa päivitimme ne uusiin ja Elisa Videra toimitti meille ajanmukaisen ja korkealaatuisen järjestelmäkokonaisuuden.

– Kuvanlaatu on entistä parempi, järjestelmä on monipuolisempi ja ennen muuta käyttö on nyt todella helppoa. Vanha television kaukosäätimen näköinen ohjain on korvattu havainnollisella kosketuspaneelilla. Asiakkailta saamamme palaute on ollut, että käyttö on erittäin helppoa. Joka tapauksessa laitamme kaiken valmiiksi ja avaamme yhteyden, jos asiakas niin toivoo.

Yksi merkittävä kehitysaskel Kemppaisen mukaan on järjestelmässä se, että nyt käyttäjä voi osallistua haluamallaan tavalla ja kokouksen aikanakin voi kutsua mukaan uusia osallistujia ”lennossa”. Nämä voivat osallistua videokokoukseen myös omalla tavallisella työasemallaan, jolle kokouksen vetäjä vain lähettää kutsukoodin liittymiseen.

Videoneuvottelu on kätevä yhteys kaupungin laidalta toiselle. Todella suuri merkitys sillä on, kun halutaan saada yhteys vaikkapa toiselle mantereelle. Technopolis hakee verkostonsa avulla lähimmän videoneuvottelutilan kumppania varten vaikka Intiasta.

Kokouksen kustannukset

Katsoin juuri lehtohintaa Helsingin ja Oulun välille huomiseksi. Se oli 180 euroa. Kuopiossa käynnin hinta olisi ollut 375 euroa. Kiireisinä aikoina Oulun käynti maksaa jopa 400 ja Kuopion 500, kun lentoja on nykyään vähennetty. Videoneuvottelutilan perusvuokra Technopoliksella on kampuksella toimivalle yritykselle nyt 50 euroa tunnilta.

Todellisuudessa minkä tahansa kokouksen kustannuksista leijonanosan muodostaa työaika. Siirtymiset lentokentälle tai pitkän (tai lyhyenkin) matkan matkustaminen autolla. Jonottaminen turvatarkastukseen, parkkipaikan etsiminen. Autokulut, työtunnit, päivärahat – näitähän voi maalailla vaikka mitä.

Videoneuvotteluun tulet paikalle sovittuna aikana ja kaikki on valmista. Kampuksen ravintola toimittaa paikalle kahvit tai vaikka lounaan, miten haluat. Videoneuvottelussa kokouksen kulku on yleensä myös tehokasta ja jämptiä, kun on aikataulu ja vieruskaverin kanssa ei jutella kovinkaan paljoa agendaan kuulumattomia yleisiä asioita.

Käyttäjiä mahtuisi enemmänkin

Technopoliksella on sisäisessä yhteydenpidossa käytetty videoneuvottelua jo vuosia. Tänään videoneuvottelu on niin luontainen osa Technopoliksen sisäistä kommunikointia, että ilman tuskin tultaisiin toimeen.

Monissa yrityksissä videoneuvottelun mahdollisuuksia ei ole vielä hyödynnetty. Technopoliksen videoneuvottelutiloissa on edelleen vapaata kapasiteettia ja lisää rakennetaan kysynnän kasvaessa.

Ehkä asia ei ole tuttu tai autoon tai lentokoneeseen hyppääminen on niin rutiinia. Technopoliksen henkilökunta auttaa mielellään tekemään videoneuvottelun tutuksi. Asiaan tottuneet työntekijät pitävät videoneuvotteluja toimivana ratkaisuna. Kommunikointi eri kumppaneiden kanssa on sen myötä jopa tiivistynyt.

Ehkä yrityksissä tarvittaisiin toimitusjohtajan ohje, että tapaamiset pidetään videon välityksellä, kun mahdollista. Tämä ei tietenkään sulje kokonaan henkilökohtaisia tapaamisia. Ensimmäisen kerran on hyvä tavata, mutta sitten useimmat asiat hoituvat helposti videoneuvottelussa. Technopoliksen asiakkaille se ei ole ainakaan laitteista tai kustannuksista kiinni.

Kirjoittaja: Jouko Lampila