Mitä uutta

Suutarin lapsellakin vihdoin on

Toimitila- ja tilapalveluammattilaiselle meinasi käydä hassusti. Oli lähellä, ettei Technopoliksen oma Helsingin pääkonttori Ruoholahdessa jäänyt uusiutumatta kaiken kiireen ja kasvun keskellä.

Kova kasvu tarkoittaa lisää työntekijöitä, ja vanha tapa on ollut, että toimiston työpistemäärää kasvatetaan samaa tahtia työntekijämärän kanssa. Työ on kuitenkin muuttunut ja varsinkin kansainvälisen tila-ammattilaisen työnteko on muuttunut yhdestä paikasta ja työpöydästä riippumattomaksi. Siksi oli aika viimein herätä miettimään työympäristöä uudella tavalla.

Ruoholahteen vuonna 2012 tehtyyn toimistoon oli varattu reilusti kasvunvaraa. Tai niin luultiin. Niin kuin kasvuyrityksissä usein käy, uutta väkeä oli tullut koko ajan ja pitkään löytyi kaikille oma nimetty työpiste, kun vähän tiivistettiin ja käyttöön otettiin yhteiskäyttöisiksi tarkoitettuja hiljaisia huoneita. Lopulta tiloja vetäytymiseen, puheluihin ja ad hoc -palavereihin ei enää ollut. Siitäkin hankaluudesta vielä selvittiin, kun otettiin käyttöön rappukäytävät, alakerran sohvaryhmät – ja mielikuvitus.

Sitten koitti päivä, kun paikat loppuivat ja oli aidosti pakko pysähtyä miettimään joudutaanko merimaisemasta luopumaan ja muuttamaan toisaalle isompien tilojen perässä. Koska liikkuvien ihmisten paikat olivat paljon tyhjänä, oli selvää että totuttuja tapoja ja tilankäyttöä muuttamalla voitaisiin toimistoon kuitenkin vielä mahduttaa uusia käyttäjiä. Onnistuin vakuuttamaan johdon, että työympäristön muutosta pitäisi katsoa vähän uudella tavalla. Pantiin projekti pystyyn.

Teimme henkilöstölle kyselyn, jossa haarukoimme toiveita, haasteita, pelkoja ja tarpeita. Yllättäviä asioita ei juuri noussut esille, mutta odotetusti erityisesti kolme asiaa korostuivat: vetäytymistiloja ei ole tarpeeksi, parketin kopina häiritsee ja merimaisema on ihana. Tässä oli meille eväät lähteä tekemään varsinaista tilamuutosta. Mutta halusimme kaivella vielä lisää tietoa käyttäjien tarpeista ja osallistaa heidät projektiin.

Muutoksen toteutuskumppaniksi valittiin Workspace Oy, jonka avulla lähdettiin ihan ensiksi asettamaan selkeitä tavoitteita projektille. Workspace sai käyttöönsä kyselyn tulokset, järjesti esimiehille tavoitteenkirkastusworkshopin, haastatteli työntekijöitä kolmessa eri ryhmässä ja kolmella eri teemalla, sekä kuunteli herkällä korvalla muita asetettuja reunaehtoja ja esitettyjä toiveita. Tärkeimpinä toiveina oli, että rakenteellisia muutoksia vältetään ja että uusissa kalustus- ja sisustusratkaisuissa käytetään mahdollisimman tarkkaan kaikki vanha. Lisäksi haluttiin mahdollistaa toimiston muunneltavuus, koska kasvun odotetaan edelleen jatkuvan. Johdon kanssa käytiin vielä erikseen keskustelu, jossa haettiin siunaus yhdessä tehdyille tavoitteille ja alustavalle tilaohjelmalle. Tavoitteeksi oli asetettu mm. saada toimistolle lisää pöhinää!

Kerralla suunnitelma ei tietenkään kaikille kelvannut, mutta kun vähän iteroitiin ja vatuloitiin niin päästiin yhteisymmärrykseen siitä, mitä on tehtävä, jotta kaikilla on hyvät oltavat, lisääkin väkeä vielä mahtuu ja ennen kaikkea valinnanvara lisääntyy.

Toimiston käyttäjät olivat sitoutuneet ja odottelivat kiinnostuneena muutosta. Samassa yhteydessä Ruoholahteen muutti toisista pääkaupunkiseudun toimipisteistä vielä viisi ihmistä lisää ja käyttöön saatiin vähän lisätilaa naapuritoimistosta. Uudessa suunnitelmassa lähdettiin siitä, että jatkossa kaikilla ei enää olisi henkilökohtaisia työpisteitä. Edelleen noin puolella väestä tulisi jatkossakin olemaan oma työpöytä, mutta me liikkuvaisimmat saisimme käyttöömme erilaisia, yhteiskäyttöisiä työpisteitä erilaisiin työnteon tarpeisiin. Samassa yhteydessä tulisi kaikille käyttäjille lisää mahdollisuuksia hyödyntää koko toimistoa laajemmin.

Nyt muutoksesta on aikaa muutama kuukausi ja arki näyttää pienen hakemisen jälkeen toimivan suorastaan mainiosti. Me mobiilit – jos toimistolle ylipäätään tulemme – istahdamme nojatuoliin merinäköalan äärelle tai isojen, neljän hengen pöytien ympärille valmiina myös keskeytettäviksi. Voimme valita sermein ympäröidyt näytölliset työpisteet rauhallisempaa paikkaa kaivatessamme tai hankkiutua toimiston perimmäiseen huoneeseen tekemään töitä täydessä hiljaisuudessa. Baaritiskin ääressä on mahdollista istua tai seisoa ja tuijotella horisonttiin, ja se kätkee sisäänsä liikkuvien ihmisten säilyttimet. Käytössä on aiempien kahden neuvotteluhuoneen ja yhden pikkuisen työhuoneen sijaan nyt kaikkiaan kuusi yhteiskäyttöistä huonetta ja lisäksi vielä muutama puhelinnurkkaus. Ja kun meitä lapsettaa, esiin kaivetaan legolaatikot tai jääkiekkopeli.

Varovaista kiitosta muutoksesta on tullut ja uskallan väittää, että pöhinää on nyt enemmän kuin ennen. Toimitusjohtajamme lempisanontaa mukaillen: ei tämäkään toimisto varmaan ole täydellinen, mutta ”now it sucks less”.

Satu Hurme-Tikkanen

Tekstin on kirjoittanut Satu Hurme-Tikkanen, jonka vastuualueena Technopoliksessa on toimitilapalvelut, mm. Workplace Design-, kalustus- ja muuttopalvelut. Satu oli mukana toteuttamassa Technopoliksen pääkonttorin työympäristöprojektia viime vuoden lopussa. Lisää Satun ajatuksista voit lukea täältä.