Palveluistamme

Varo huonoja kopiotoimistoja

Googlella on kiva toimisto, Microsoftilla on hieno toimisto ja Facebookilla vasta onkin upea toimisto. Niin on, ja varmasti sopiva juuri heille. Siis, jos ne on tehty kunnolla, käyttäjiä kuunnellen. Mutta sama ei käy kaikille, ja työympäristöjä ei voi noin vain kopioida. Mutta hyvän suunnitteluprosessin voi, ja se pitäisikin kopioida.

Jotta toimisto toimii, pitää ymmärtää toimintaa ja toimijoita. Ennen ei saa sitoutua tiettyyn tilaan tai kalusteratkaisuun. Pintapuolinen ymmärrys ei riitä. Moni pomo kuvittelee tietävänsä, mitä ja miten porukka töitään tekee, mutta kun vähän kaivellaan, onkin totuus toinen. Siksi hyvä muutosprosessi alkaa kunnollisella kaivelulla. Kartoitukseen käytetty aika maksaa ihan varmasti itsensä takaisin. Toisin kuin huiskimalla tehty projekti, jossa työnnetään kasakaupalla rahaa “näitä ne nyt paljon ostaa” -kalusteisiin, säkkituoleihin ja kaiken maailman höpöhöpökivaan, jota kukaan ei oikeasti tarvitse eikä käytä. Kauniit, kiiltävät pinnat ja uutuusvekottimet lämmittävät mieltä hetken ja niillä on kiva brassailla vierailijoille, mutta kun arki koittaa ja tila ja tekniikka eivät toimikaan, tulee ikävä vaikka vaan ihan rumaakin toimistoa, joka pelittää ja jossa saa työt tehtyä.

Usein, kun kerron, että innostun työympäristöjen muotoilusta ja hyvästä suunnittelusta, alkaa keskustelu sillä kuinka hienoja – tai huonoja- juttuja missäkin on nähty. Todella harvoin, kukaan sanoo, että sillä ja tällä tutulla on ihan mielettömän hyvin suunniteltu ja huolella mietitty työympäristö. Tai sitten alkaa keskustelu sähköpöydistä. Niiden ääressä kun on ihan mahtavaa viettää ihan koko päivä. Pöytää voi hissailla edes takaisin, eikä tarvitse poistua yhtään minnekään. Ei silloinkaan kun osallistutaan online-palaveriin tai soitellaan läpi prospektilistaa, siinä kaverin kyljessä. Ei vaikka läppärillähän toki töitä tehdään ja näpsäkästi se siitä lähtee illalla kotiin, kun työt siirtyvät (ei säädettävälle) keittiön pöydälle, (ei korkeussäädettävän) sohvan nurkkaan tai (hyvin epäergonomisesti suunnitellun) jalkapallokentän laitaan.

Nykytyössä onnistutaan tietoa tehokkaasti käsittelemällä. Hyvin harvoin tieto on minkään arvoista, jos sitä vain itse itselleen luo ja sen kanssa touhuilee. Tiedon pitää kulkea. Sitä synnytetään, jaetaan – vahingossa ja suunnitellusti – muokataan, pöyhitään ja jalostetaan. Eri porukat osallistuvat tiedon käsittelyyn eri vaiheissa ja välillä se kulkee tilassa, välillä biteissä. Mikä onkaan yksittäisten työpisteiden tai kokonaisten työpistemerten osuus tiedon kulun varmistamisessa? Paikkansa on tietysti silläkin, mutta tuntuu, että edelleen se saa hyötyään suuremman panostuksen.  Kun suunnitellaan työympäristöä, jossa tieto kulkee mahdollisimman sujuvasti, myös oikeilla välineillä fyysisen tilan ulkopuolelle, pitää pohtia niitä eri yhteistyön muotoja, jotka tiedon käsittelyn ja jakamisen parhaiten mahdollistavat, ja huolehtia, että tilat toimivat näitä tukevana alustana, rasvana rattaiden välissä. Yhtä tärkeää on, että tiloja ja työvälineitä osataan oikein käyttää. Työympäristön muutosprojekti auttaa luontevasti toimintatapojen tarkastelun lisäksi myös olemassa olevien välineiden kriittisessä tarkastelussa. Onko joku työkalu jäänyt käyttämättä, koska osaaminen ontuu tai onko syytä ottaa käyttöön paremmin liikkuvaa työtä tukevia järjestelmiä?

Kun tavoite ja tarpeet on kirkastettu, on loppupätkä muutosprosessista lasten leikkiä. Kalusteita on helppo ostella ja seiniä rakennella, mutta jos ihmiset eivät ole matkassa mukana, voi kärpäsestä tulla härkänen. Järjellisillä perusteluilla on tapana auttaa muutoksen läpiviennissä, kunhan niitä muistetaan käyttää oikein ja antaa tilaa myös tunteille. Muutosviestinnässä pitää laadun lisäksi panostaa määrään: toistaa, toistaa ja toistaa – kaikkien tuuttien kautta. Ja vaikka osallistaminen on sanana kärsinyt ikävän inflaation, sen tärkeyttä ei voi vähätellä. Reippaasti vaan porukkaa mukaan eri tavoin eri vaiheissa, mutta suunnitellusti.

Ulkopuolista apua kannattaa ainakin vakavasti harkita, jos tuntuu, että oma osaaminen ja/tai voimavarat eivät riitä. Kumppanivalinnassa ei myöskään kannata hutiloida. Nättiä osaa tehdä monikin, mutta kokonaisvaltaisten työympäristöprojektien tekijöitä ei vielä ihan joka nurkalta löydy, mutta kun tietää mitä haluaa, apua kyllä saa.

Fiksu firma ja johtaja ei kopsaa toimistoa naapurilta, eikä edes tunnetulta edelläkävijäfirmalta, vaan tekee ajatuksella omansa ja käyttää sitä yhtenä tärkeänä resurssina ja johtamisen välineenä. Älykäs työympäristö antaa käyttäjälleen onnistumisen kokemuksia.

Lue lisää työympäristön muotoilusta.

Satu Hurme-Tikkanen

Tekstin on kirjoittanut Satu Hurme-Tikkanen, jonka vastuualueena Technopoliksessa on toimitilapalvelut, mm. Workplace Design-, kalustus- ja muuttopalvelut. Lisää Satun ajatuksista voit lukea täältä.