Asiakastarinat

Yhteisölliset työtilat – tehokasta ajankäyttöä, sosiaalisia kontakteja, lähellä asiakasta

Yhä harvempi työ vaatii jatkuvaa läsnäoloa toimistolla. Etätyöstä onkin tullut osa yhä useamman ajatustyötä tekevän työntekijän arkea, kun työkavereihin voidaan pitää yhteyttä reaaliaikaisesti verkon kautta. Lisäksi työtä tehdään monesti tiimeissä, joiden jäsenet ovat hajaantuneita eri kaupunkeihin tai jopa eri maihin. Myös työkulttuurissa on tapahtunut selvä muutos ja työnantajat tunnistavat yhä useammin etätyön tarjoamat mahdollisuudet työnteon tehokkuuden parantamiseksi. Etenkin silloin, kun työ sisältää paljon asiakastapaamisia, on kätevintä ja tehokkainta työskennellä paikassa, joka on lähellä asiakkaita.

Valinnan mahdollisuutta ja joustoa

Ville JallinojaIT-ratkaisuja tuottavalla Tiedolla on paljon asiakkaita Helsingin keskustassa, kun taas yrityksen omat tilat sijaitsevat keskustan ulkopuolella. Niinpä asiakastapaamisissa käyvillä työntekijöillä saattaa mennä paljon aikaa, kun he matkustavat tapaamisista takaisin yrityksen toimistolle. Tieto otti keväällä 2016 käyttöönsä Technopoliksen yhteisölliset UMA-työtilat, jotta yrityksen työntekijöillä olisi mahdollisuus käyttää aikansa mahdollisimman tehokkaasti ja mielekkäästi.

Tiedon kiinteistöistä vastaavan Ville Jallinojan mukaan vielä matka-ajan säästymistäkin tärkeämpää on yhteisöllisten työtilojen työntekijöille tarjoamat valinnan mahdollisuudet ja jousto. Tilat ovat yrityksen kaikkien työntekijöiden käytössä riippumatta siitä tekevätkö he asiakastapaamisia. ”Yhtä lailla, jos tarvitsee hoitaa keskellä päivää jokin henkilökohtainen asia Helsingin keskustassa, on se aivan yhtä hyvä syy tehdä loppupäivä töitä keskustan coworking-tiloissa,” Jallinoja kertoo yrityksen linjasta.

Tietolaiset ovat Jallinojan mukaan löytäneet uudet tilat hyvin ja ottaneet ne innokkaasti käyttöön, mikä kertoo, että vaihtoehtoisille työtiloille on ollut tarvetta. Yrityksen intrassa aiheesta on käyty vilkasta keskustelua. Siellä on jaettu kokemuksia ja kysytty vinkkejä. ”On kysytty, saako siellä keskityttyä ja onko lähistöllä ravintoloita, joissa voi käyttää yrityksen lounasetua. Joku saattaa jakaa kuvan, jossa on kuppi cappuccinoa ja konvehti.” Jallinoja kertoo myös, että muutamat tiimit ovat päättäneet pitää hieman erilaisen työpäivän ja lähteä koko tiimin voimin tutustumaan ja työskentelemään UMA-tiloihin.

Työpäivässä tarpeellisia sosiaaliset kontaktit

Työnantajan ja tehdyn työn kannalta ei usein ole väliä, tekevätkö työntekijät työnsä toimistolla, kotonaan vai vaikkapa kahvilassa. Työympäristöllä on kuitenkin suuri merkitys työntekijälle. Tiedolla analyytikkona työskentelevä Ville Kurkinen teki ennen töitä kotoaan käsin, jotta ei joutuisi käyttämään päivittäin pitkiä aikoja työmatkoihin. Kun työnantaja otti käyttöön Helsingin keskustassa sijaitsevan UMA-tilan, siirtyi Kurkinen työskentelemään sinne.

Kurkinen on mukana projekteissa, joissa työskentelevät ovat hajaantuneet ympäri Suomea ja Suomen ulkopuolelle. Kollegoihinsa hän pitää yhteyttä pääasiassa puhelimessa ja internetin välityksellä. Kurkisen mukaan mahdollisuus työskennellä kodin ulkopuolella luo työpäivään ennen kaikkea tarpeellisia sosiaalisia kontakteja. ”Jatkuva kotona oleminen on henkisesti aika raskasta”, Kurkinen toteaa.

Se, että on muiden työskentelevien ihmisten ympäröimä, tuo Kurkisen mukaan myös tunteen siitä, että on selkeästi töissä. ”En tarkoita, että jos ei olisi muita niin laiskottelisi, mutta jos on erillinen paikka työnteolle, on helpompi tiedostaa olevansa töissä kuin jos istuu omassa olohuoneessa tekemässä töitä.”

Jokainen uusi kontakti voi olla yritykselle hyödyksi

Yhteisöllinen työtila tarjoaa tarpeellisia sosiaalisia kontakteja, mutta joitakin nimitys saattaa myös säikäyttää. Kuinka yhteisöllinen tarvitsee olla? Onko tilassa työrauha? Avokonttorissa työskentelyyn tottuneen Kurkisen mukaan coworking-tilassa työskentely ei oikeastaan eroa normaalissa avokonttorissa työskentelystä. ”Olen työskennellyt myös avokonttorissa Madridissa. Siihen verrattuna tämä on aika hiljainen hauta”, Kurkinen kertoo. ”Ehkä jos on tosi erakkoluonne ja työskennellyt samassa työhuoneessa 20–30 vuotta ei tänne kuitenkaan tule, kun ajattelee, että on liikaa häiriötekijöitä.”

Yhteisöllisessä työtilassa eri yritysten edustajat ja freelancerit työskentelevät samassa paikassa ja voivat näin luoda kontakteja yli yritysrajojen. Jallinojan mukaan nimenomaan laajat kontaktit moninaisten ihmisten kanssa ovat nykypäivänä menestyksen kannalta avainasemassa. Hän toteaa, että vaikka coworking-tilojen käyttöönotto yksistään tuskin mullistaa Tiedon tulevaisuutta tältä osalta, on siinä paljon mahdollisuuksia uusien tärkeiden suhteiden solmimiseen. ”Jos coworking-tiloissa solmittujen suhteiden pohjalta saadaan parikin toimivaa kontaktia etenemään, se on jo valtava menestys. Nämä jutut syntyvät aina pienistä puroista.”

Toimiston hienoimmat huoneet lähes aina tyhjillään

Temotek Jose HämäläinenRakennusalalla toimivan Temotekin myyntijohtaja Jose Hämäläinen luopui omasta työhuoneestaan yrityksensä toimistolla ja otti käyttöön jaetut UMA-työtilat. Hämäläinen näkee yhteisöllisten työtilojen olevan yrityksille hyvä tapa säästää tilakuluissa, sillä ne

tarjoavat joustavuutta ja vähentävät tilojen tyhjäkäyttöä. ”Koska työni myyntijohtajana sisältää paljon asiakastapaamisia, oli työhuoneeni lähinnä tyhjillään. Annoin työhuoneeni yrityksemme työnjohtajalle, joka tarvitsee huonetta enemmän. On aivan älytöntä, että monissa yrityksissä isoimmilla johtajilla on isoimmat, hienoimmat ja kalleimmat huoneet, vaikka he ovat kaikista vähiten paikalla.”

Hämäläinen työskentelee pääkaupunkiseudun ohella paljon myös muualla Etelä-Suomessa, joten mahdollisuus käyttää Helsingin tilojen lisäksi yhteisöllisiä työtiloja muun muassa Vantaalla ja Tampereella tulee Hämäläisen mukaan myös tarpeeseen. Ennen UMA-tilojen käyttöönottoa Hämäläinen työskenteli paljon kahviloissa. ”Työskentelyyn tarkoitetuissa tiloissa saa kuitenkin aivan eri tavalla oman rauhan ja pääsee hengähtämään asiakastapaamisten välissä. Ja saa sieltä sitä kahviakin”, Hämäläinen toteaa.

Seiniä kaatui ja toimistoa jatkettiin oman konttorin ulkopuolelle

granlund-elina-minnaTalotekniikan konsulttitoimisto Granlundin pääkonttori sijaitsee Malmilla, mutta asiakkaita tavataan paljon myös Helsingin keskustassa. Yhteisölliset työtilat yritys otti käyttöönsä, jotta sen työntekijöillä olisi mahdollisuus työntekoon lähellä asiakkaita ja jotta asiakastapaamisten välisen ajan voisi käyttää matkustamisen sijaan työntekoon. Yrityksen työntekijät ovat hyvin liikkuvia ja heille haluttiin tarjota työntekoon sopivat tilat myös Helsingin keskustassa. Näin heillä on paremmat mahdollisuudet suunnitella työpäivänsä tehokkaasti ja järkevästi, kertovat Granlundin henkilöstöpäällikkö Minna Lappalainen ja johdon assistentti Elina Lehti.

Yhteisöllisten työtilojen käyttöönotto voidaan nähdä myös osana yrityksessä kesän aikana käynnissä ollutta laajempaa työtilojen uudelleenjärjestelyä. Uudet tilat otettiin käyttöön samaan aikaan, kun yrityksen pääkonttorissa uudistettiin avokonttoria ja noin puolet Malmin konttorin 350 työntekijästä siirtyivät mobiiliin toimistoon, jossa työntekijöillä ei ole omaa merkittyä työpistettään, vaan työpiste voidaan valita kulloisenkin työtehtävän tarpeiden mukaan.

Granlundissa konsulttina työskentelevä Francisco Forns-Sam on mukana kansainvälisissä innovaatio- ja kehitysprojekteissa. ”Pääpaikkani on Barcelonassa, mutta työasiani tuovat minut välillä Suomeen. Yövyn Helsingin keskustassa, ja on minulle erityisen kätevää, että voin kävellä töihin, eikä aikani täällä kulu turhaan matkusteluun. Ensimmäinen kertani UMA-työtilassa oli erittäin positiivinen kokemus”, iloitsee Forns-Samsó.

Työntekijä on kaiken keskiössä

Francisco Forns-Samsó GranlundYhteisöllisissä työtiloissa nähdään selvästi potentiaalia myös suuremmissa yrityksissä. Jaettu tila auttaa yritystä vastaamaan erilaisten työtilojen tarpeeseen ja tarjoaa työntekijöille lisää joustoa. Yhteisöllinen työtila on kustannustehokas tapa päästä työskentelemään loistavilla sijainneilla. Taloudelliset syyt ovat olleet varsin marginaalinen tai mitätön tekijä, kun yhteisöllisten työtilojen käyttöönotosta on päätetty yrityksissä. Ennen kaikkea niiden toivotaan lisäävän työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tarjoavan merkittävän kilpailuedun osaavan työvoiman houkuttelussa.

Lue lisää yhteisöllisistä työtiloista: 10 syytä valita coworking.