Asiakastarinat

Erinomainen toimisto syntyy eri toimijoiden välisestä luottamuksesta

Työympäristöön ja sen kaikkiin yksityiskohtiin panostaminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä, kun parhaita osaajia pyritään houkuttelemaan yritykseen, toteaa HERE Technologiesin toimitilajohtaja Christian Ullrich. “Kun palkat ovat standardisoituneet tietylle tasolle, työntekijät haluavat tietää, mitä muuta yrityksellä on tarjota rahan lisäksi”, hän toteaa.

Ullrich vastaa kartta- ja paikannussovelluksia kehittävän yrityksen Euroopan, Lähi-idän ja Afrikan toimistoista. Hänen hallinnoitavanaan on noin 88 toimistoa, joista yksi on sisätilapaikannukseen erikoistunut Tampereen yksikkö.

Aiemmin Nokian alaisuudessa toiminut HERE Technologies irtautui Nokiasta omaksi yrityksekseen vuonna 2015. Tällöin muutto omiin tiloihin tuli ajankohtaiseksi myös HEREn Tampereen toimistolla. Uuden toimiston tupaantuliaisia päästiin juhlistamaan loppukesästä 2017. Yrityksen tekemien mittauksien mukaan työntekijöiden tyytyväisyys työympäristöönsä on kohentunut muuton myötä lähes kymmenen prosenttia.

“Hyvää toimistoa ei voi kopioida suoraan toisesta maasta”

HEREn uusi toimisto syntyi useiden tahojen yhteistyönä. Projektissa olivat tiiviisti mukana tilapäällikkö Ullrichin lisäksi hallintoavustaja Pia Nieminen HEREn Tampereen yksiköstä, Technopoliksen henkilökuntaa sekä sisustussuunnittelija Eija Santaniemi, joka on suunnitellut Technopoliksen tiloihin lukuisia eri yritysten toimistoja. Ullrich korostaakin paikallisen tuen merkitystä projektin onnistumiselle.

Paikallisia luottohenkilöitä tarvitaan Ullrichin mukaan projektin sujuvuuden takaamiseksi. Useita kymmeniä toimistoja hallinnoiva ja toisesta maasta käsin toimiva tilapäällikkö ei voi puuttua jokaiseen yksityiskohtaan. Yhtä lailla tärkeä rooli on paikallisen työkulttuurin tuntemuksella. “Kun HEREn Tampereen toimistoa suunniteltiin, opin, että oma tila on suomalaisille tärkeää. Niinpä työpisteiden välisistä sermeistä tehtiin lopulta hieman korkeampia kuin alun perin oli suunniteltu niin, että ne tarjoavat enemmän yksityisyyden tuntua”, Ullrich kertoo.

Työntekijöiden viihtyminen ja toimiston toimivuus syntyvät usein yksityiskohdista. Ullrichin mukaan juuri yksityiskohdat kärsivät, jos toimistoja suunnitellaan keskitetysti ja sama malli yritetään kopioida tismalleen samanlaisena paikasta riippumatta. “Pieniltä tuntuvat asiat voivat osoittautua hyvin merkityksellisiksi. Itselleni ei esimerkiksi olisi välttämättä tullut mieleen, että Suomessa voi olla talvella hyvin paljon lunta, joten työpaikalla on oltava tila, jossa työntekijät voivat vaihtaa talvikengät toimistokenkiin ja jättää lumesta märät vaatteet kuivumaan”, Ullrich kertoo.

Tarina jatkuu kuvien jälkeen.

“Technopoliksen valtteja ovat luottamus ja joustavuus”

Suurissa kansainvälisissä yrityksissä muuttoprojektissa on mukana useita eri tahoja useista eri maista eikä päätöksenteko käy aivan käden käänteessä. Ullrich kiitteleekin Technopoliksen ketteryyttä sekä koko projektin ajan vallinnutta luottamusta: “Pidän todellakin Technopoliksen let’s do -asenteesta. Asioita saatiin vietyä eteenpäin myös niissä vaiheissa, kun hallinnolliset paperit vielä pyörivät omassa prosessissaan.”

Jo remontin aikana huomattiin, ettei alun perin kaavailtu toimiston koko tule riittämään, sillä Tampereen toimipisteeseen päätettiin palkata lisää väkeä. Samasta kerroksesta oli kuitenkin saatavilla lisää toimistotilaa, jonka remontoiminen saatiin aloitettua nopealla aikataululla ja koko toimiston remontti oli valmis avajaispäivään mennessä. “On ehdottomasti mainitsemisen arvoista, että tämä projekti saatiin valmiiksi määräajassa ja vieläpä budjetissa pysyen”, Ullrich toteaa.

Myös Pia Nieminen kiittelee Technopolista joustavuudesta ja hyvästä reaktiokyvystä. Kuten jokainen remonttia joskus tehnyt tietää, tulee siinä aina vastaan odottamattomia käänteitä ja uusia tarpeita. “Uutta tilaa suunniteltaessa ei voi aluksi heti millään voi tajuta, mitä kaikkea tarvitaan, vaikka kuinka haarukoisi. Technopolis oli tässä kuitenkin todella joustava. Demopöydän päällä olevat lamputkin saatiin vaihdettua sopivampiin vain päivää ennen avajaisia”, Pia Nieminen kertoo.

Kansainvälisen brändin ja paikallisuuden yhdistelmä

Aiemmin Nokian brändin alla toimineelle yritykselle omistajapohjan muutos ja Nokiasta irtautuminen tarkoittivat myös sitä, että yritykselle oli luotava uusi, itsenäinen brändi. Yrityksen uuden brändin halutaan näkyvän myös sen toimistoilla.

Koska Nokian tiloista lähteminen merkitsi myös yrityksen tukitoimintojen, kuten siivouksen ja aulapalveluiden loppumista, etsittiin uutta toimistoa nimenomaan palvelutoimistosta. Ensimmäisenä tehtävänä oli siis löytää palvelutoimisto, josta voisi muokata täysin oman näköisensä. “Ainakin Euroopassa trendinä näyttäisi olevan, että palvelutoimistot palvelevat nykyään ennen kaikkea startupeja. Ne voivat olla tosi upean näköisiä, hienosti brändättyjä ja toimia hyvin, mutta ne tilat eivät ole HERE”, Ullrich pohtii. “Technopolikselta sanottiin, että kaikki on mahdollista. Tilat voidaan remontoida, modifioida ja sisustaa niin, että ne vastaavat paitsi käytännön tarpeitamme mutta myös näyttävät siltä, että ollaan nimenomaan HEREn toimistolla”, hän jatkaa.

HEREn ilme näkyy muun muassa laadukkaissa sisustusmateriaaleissa, kolmiulotteisissa pinnoissa ja värien käytössä. Näitä elementtejä toistetaan yrityksen toimistoilla ympäri maailman. Samaan aikaan toimistolla näkyy kuitenkin myös paikallisuus. Neuvotteluhuoneiden nimissä vilahtelevat tunnetut tamperelaiset paikat, kuten legendaariset Pyynikin Näkötorni ja Rajaportin sauna. Yrityksen toimialaan sopivasti huoneet on paikkojen nimien lisäksi merkitty myös karttakoordinaatein.

“Työntekijät on otettava mukaan muutokseen”

Toimiston ulkoasussa näkyy myös työntekijöiden kädenjälki – toimiston seinäprinteissä on käytetty pohjana yrityksen työntekijän ottamaa valokuvaa, jonka Santaniemen yritys muokkasi tilaan sopivaksi. Ullrich pitääkin tärkeänä sitä, että toimiston muuttaessa työntekijät otetaan mukaan muutoksen suunnitteluun ja että heidän tarpeitaan kuunnellaan. Työntekijät on myös pidettävä hyvin informoituina projektin etenemisestä ja heille on kerrottava ennakkoon uuteen sijaintiin liittyvistä käytännöistä. “On olennaista, että työntekijät tietävät jo ennakolta esimerkiksi, minne voi parkkeerata auton, kun saapuu ensimmäistä kertaa uudelle toimistolle”, Ulrich toteaa.

Näennäisen pienet asiat voivat olla juuri se tekijä, joka erottaa yrityksen kilpailijoistaan. Mahdollisuus käyttää kuntosalia, varata helposti lisää neuvottelutilaa tai tieto siitä, että on joku jonka puoleen kääntyä kopiopaperin loppuessa eivät välttämättä kuulosta mullistavilta asioilta, mutta ne vaikuttavat ihmisten arkeen joka ikinen päivä.

 

Lue lisää eri yritysten menestystarinoita.