Asiakastarinat

Case CGI: Työntekijöiden tyytyväisyys koheni tilankäyttöä tehostamalla

Lue jutusta, ja katso videolta miten CGI tehosti toimitilojen käyttöä ja samalla kohdensi työntekijöiden tyytyväisyyttä.

(Juttu alkaa videon ja infoboksin jälkeen)

Haaste:

Työnteon tapojen muuttuminen ja erityisesti etätyön lisääntyminen on johtanut ylimääräisiin hukkaneliöihin monissa toimitiloissa. Ongelmaan törmäsi myös CGI, kun yrityskauppojen myötä tilojen kehittäminen tuli ajankohtaiseksi. Tilankäytön tehostamisessa haasteena oli paitsi tilojen todellisen käyttöasteen ja työntekijöiden tarpeiden selvittäminen, mutta myös neliöiden vähentäminen – kuitenkaan henkilöstön tyytyväisyydestä tinkimättä.

Ratkaisu:

Tilojen käyttöasteen uudelleenarvioinnin myötä ymmärrettiin, millaisia tiloja CGI:n työntekijät todella tarvitsevat. Uudet tilat suunniteltiin tarvelähtöisesti ja lopputuloksena meluinen avokonttori vaihtui joustavaksi monitilatoimistoksi. Tiloista tuleva negatiivinen palaute loppui kuin seinään – ja siinä samalla tilatehokkuus parani noin kolmella neliöllä jokaista työpistettä kohden.

Muuttuneet työtavat aiheuttavat hukkaneliöitä

Yritys kasvaa ja toimitilaneliöt kuluineen sen myötä? Kuulostaa nopeasti ajateltuna loogiselta, mutta CGI:n kiinteistöjohtaja Heikki Ikonen tietää, että on olemassa myös tehokkaampia vaihtoehtoja. CGI on tästä elävä esimerkki: yrityksen 60 000 toimitilaneliöstä Suomessa on nipistetty kolmasosa eli 20 000 m², vaikka henkilöstön määrä on pysynyt ennallaan.

CGI:n tilankäyttö oli vielä viisi vuotta sitten tehotonta. Tilatehokkuusaste oli noin 15 m² työpistettä kohden, kun se nykyään on noin 12 m²,” Ikonen kertoo. Tilankäytön tehostaminen aloitettiin yrityskauppojen myötä viisi vuotta sitten. Alussa haasteena oli selvittää paitsi tilojen todellinen käyttöaste, myös erilaisten tilojen tarve.

Tilantarvetta arvioitaessa erityisen tärkeää on pystyä mittaamaan tilojen käyttöastetta, sillä tutkimusten mukaan työntekijät arvioivat usein itse viettävänsä työpisteellä enemmän aikaa kuin todellisuudessa viettävät. Oman haasteensa prosessiin toi myös se, että CGI:n työntekijäprofiili vaihtelee liikkuvasta konsultista toimistotyöläiseen samoin kuin se, että yrityksen tiimirakenne on maantieteellisesti hajautettu.

Tilankäytön analyysi paljasti ongelmakohdat

Vaivannäkö kannatti. Tilankäyttöä analysoitaessa huomattiin esimerkiksi, että kahden hengen tapaamiset olivat yleisempiä kuin usean ihmisen kokoukset, mutta muutaman hengen palavereja varten ei ollut olemassa kokoustiloja. Neliöitä meni siis aiemmin käytännössä hukkaan jokaisessa kokouksessa, joka järjestettiin ylisuuressa kokoustilassa.

Nykyään CGI:n kaikki toimistot ovat monitilatoimistoja, joissa on jaettuja ja tiettyyn käyttötarkoitukseen pyhitettyjä työtiloja. Tiloja on mahdollista muokata tarpeiden mukaan ja  niiden käyttöastetta mitataan säännöllisesti. Enää henkilökohtaiset työpöydät eivät siis toimi puolta ajasta etätyöläisten varastotiloina.

Monitilatoimisto paransi liikevaihtoa ja työntekijöiden hyvinvointia

CGI:n Oulun toimipisteessä tilankäytön tehostaminen onnistui hyvin sekä taloudellisesta että henkilöstön näkökulmasta. Kaupungissa toimi aiemmin kaksi toimipistettä, jotka yhdistettiin yhdeksi uudeksi Linnanmaan kampukselle. Neliöistä on siis tingitty, mutta uusiin toimitiloihin ollaan silti todella tyytyväisiä – ainakin jos palautteiden pudonneeseen määrään on luottaminen, kertoo Oulussa työskentelevä projektiassistentti Ulla Siira.

“Aiempi toimisto oli vanhanaikainen, ahdas ja meluisa avotoimisto. Negatiivinen palaute loppui kuin seinään monitilatoimistoon muuton jälkeen”, Siira kiittelee.

Oulun toimipiste on myös Heikki Ikosen mielestä hyvä esimerkki onnistuneesta yhteistyöstä ja  tilankäytön laadukkaasta tehostamisesta. Kun muutos tehdään huolella ja perinpohjaisiin mittauksiin perustuen, paranevat liikevaihdon lisäksi myös työteho ja työhyvinvointi.

Sopimussalkku keveni huomattavasti

Kolme CGI:n Suomen toimipisteistä sijaitsee Technopoliksen kampuksilla. Kampuselämä sopii Ikosen mukaan konsulttiyritykselle mainiosti: “Business Park -ympäristö on CGI:n kaltaiselle yritykselle ehdottomasti helpoin vaihtoehto, koska palvelusopimusten määrä on paljon pienempi siihen verrattuna, että hallinnoisimme kaikkea itse.”

Business Park -ympäristö on paitsi vaivaton hallinnoitava, myös kustannustehokas ratkaisu. “Taloudelliseen arvioimiseen CGI:llä on kolme avainkriteeriä: tilatehokkuusluku, tilojen käyttöaste ja tilojen käyttökustannukset suhteessa liikevaihtoon. Tärkeää on myös tilojen toimivuus henkilöstön arjessa. Technopoliksen tilat pärjäävät kaikilla näillä mittareilla hyvin,” Ikonen kertoo.

Lataa itsellesi opas toimitilasuunnitteluun! Oppaasta löydät mm. neljän eri työntekijätyypin profiilit työn tekemiseen ja konkreettisen muistilistan, jolla rakennat yrityksellesi toimivamman ja tehokkaamman toimintaympäristön.

Oulun Linnanmaan toimitiloissa ollaan koko Technopoliksen tarinan alkulähteillä. Kalifornian Piilaakson vision mukaan perustettu yrityskeskittymä oli 80-luvulla yksi maailman ensimmäisistä teknologiakylistä. Nykyään  Linnanmaan toimitilat ovat tuhansien verkottuneiden osaajien …