Asiakastarinat

Case Heltti: Joustavat toimitilat mukautuivat vaativiin tarpeisiin

Haaste

Ajatustyöläisiä palveleva terveyspalveluyritys Heltti on kasvanut ripeää tahtia. Terveydenhuoltoalalla sopivien toimitilojen löytäminen on kuitenkin haastavaa, sillä Valviran asettamat vaatimukset saattavat vaatia mittaviakin remontteja. Moni vuokranantaja säikähtää niiden mahdollisia kustannuksia.

Ratkaisu

Technopoliksen helposti muunneltavat toimitilat ja ympäri Suomea sijaitsevat kampukset osoittautuivat toimivaksi ratkaisuksi nopeasti kasvavalle Heltille. Valmiit toimintamallit ja olemassa olevat verkostot saivat isommatkin muutostyöt onnistumaan vaivattomasti.

Terveysalan tiukat vaatimukset asettivat kovat kriteerit toimitiloille

Heltti on terveyspalveluyritys joka tarjoaa hyvinvointi- ja työterveyspalveluita ajatustyöläisille. Yritys sai alkunsa havainnosta, että työterveydessä keskitytään perinteisesti fyysiseen hyvinvointiin ja samalla unohdetaan ajatustyötä tekevien haasteet, jotka piilevät esimerkiksi katkonaisissa työpäivissä ja itsensä johtamisessa.

Toiminta on lähtenyt nopeasti lentoon ja tänä päivänä he huolehtivat jo yli 10 000 ihmisen työhyvinvoinnista. Heltin toimipisteitä, eli Helttilöitä löytyy jo kahdeksan kappaletta ympäri Suomea. Kolme näistä sijaitsee Technopoliksen tiloissa.

Heltin toimitusjohtaja Timo Lappi kuvailee yrityksen matkaa vauhdikkaaksi. Mukaan on mahtunut toki myös haasteita joista yksi suurin liittyy toimitiloihin.

– Valviralla on tietyt vähimmäismääräykset, jotka meidän pitää täyttää ennen uuden toimipisteen avaamista. Esimerkiksi jokaisessa vastaanottohuoneessa täytyy olla oma käsienpesuallas sekä riittävä äänieristys. Tämä saattaa vaatia mittavia muutoksia vuokraamiimme tiloihin.

Sopivien toimitilojen löytäminen saattaa olla vaikeaa terveysalan toimijoille.

– Tietyt asiat ovat sekä toimintamme että asiakkaidemme kannalta välttämättömiä. Vaatimukset kuitenkin saavat monet vuokranantajat nostamaan kädet pystyyn ja perääntymään kustannusten pelossa, Lappi tiivistää.

Muunneltavat toimitilat toivat Heltille uusia kasvumahdollisuuksia

Ratkaisu löytyi onneksi nopeasti ja Heltin yhteinen matka Technopoliksen kanssa alkoi jo aivan yrityksen alkuvaiheilla.

– Uusia toimitiloja etsiessämme tutustuimme Technopoliksen konseptiin ja kiinnostuimme välittömästi. He tarjoavat toimitilat sekä niihin liittyvät palvelut samalta luukulta ja tämä viehätti meitä paitsi Technopoliksen asiakkaana, myös meidän asiakkaidemme näkökulmasta. Ajattelimme että Technopoliksen muille vuokralaisille olisi kätevää, jos muiden palveluiden lisäksi myös työterveyspalvelut olisivat saman katon alla.

Technopoliksen muunneltavat tilat ratkaisivat myös remontteihin liittyvät haasteet.

– Technopolis on toimitilojen ammattilainen ja heillä on runsaasti kokemusta erilaisista muutosprojekteista. He eivät säikähdä isommistakaan tiloihin liittyvistä toiveista ja valmiit toimintamallit sekä olemassa olevat verkostot ovat helpottaneet muutostöitä, Lappi kertoo.

Nopeasti kasvavalle yritykselle Technopoliksen tilojen joustavuus on äärimmäisen arvokasta.

– Heltti on joka vuosi vähintään tuplannut kokonsa. Tyypillisesti toimitiloja vuokrataan määräaikaisilla sopimuksilla useammaksi vuodeksi kerrallaan, mutta kasvuyrityksenä meidän on vaikea ennustaa, miltä Heltti näyttää parin vuoden päästä.

Hyvä esimerkki tästä löytyy Heltin toimitiloista Tampereella, jossa neljän vuoden sisällä toimitilojen koko on kaksinkertaistunut. Lappi kokee, että kasvu on Technopoliksen sisällä vaivatonta.

– Toisenlaisen kumppanin kanssa tämä ei varmasti olisi onnistunut yhtä helposti. Siksi Technopolis on jatkossakin toimitiloja etsiessä ensisijainen vaihtoehtomme.

Alan perinteisiä kaavoja murtavat tilat suunniteltiin asiakaskokemus edellä

Vaikka Heltti onkin terveyspalveluyritys, eivät he halunneet toimitiloja jotka näyttävät perinteisiltä lääkärikeskuksilta.

– Haluamme erottua muista toimijoista paitsi konseptillamme, myös toimitilojen osalta. Siksi tiloissamme harvoin näkee valkoista seinää.

Heltillä asiakaskokemus on tärkeässä asemassa ja myös toimitilat on suunniteltu palvelumuotoilun avulla, eli pohtien sitä, minkälainen kokemus loppukäyttäjälle halutaan luoda.

– Moni ihminen saapuu lääkäriin valmiiksi jännittyneenä ja silloin pienilläkin asioilla on merkitystä. Helttiin saapuessa asiakas päätyy suoraan kahvilanomaiseen tilaan, jossa henkilökuntamme toivottaa hänet tervetulleeksi ja tarjoaa vuoronumeron sijaan juotavaa, Lappi kuvailee.

Kodinomaista tunnelmaa luodaan lisäksi kokolattiamatolla sekä taustalla soivalla musiikilla. Heltin toimitilat ovatkin palautekyselyissä identifioituneet isoksi asiakastyytyväisyyden lähteeksi.

(Juttu jatkuu kuvakarusellin jälkeen.)

Monitilatoimisto edistää ajatustyöläisille tärkeää aivoergonomiaa

Suutarin lapsella täytyy olla kengät, ja siksi Heltillä on haluttu varmistaa oman henkilökunnan työhyvinvointi ja viihtyvyys. Lappi kertoo, että he noudattivat toimitilojen suunnittelussa omia oppejaan.

– Aivoergonomia on ajatustyötä tekevälle jopa tärkeämpää kuin fyysinen ergonomia. Jos fyysisen ergonomian yhteydessä kiinnitetään huomiota esimerkiksi työtuolin muotoiluun, aivoergonomiassa pohditaan, miten työpäivä kannattaa muotoilla.

Työpäivän muotoilulla tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että erilaisille työtehtäville varataan oma aikansa ja paikkansa. Myös Heltin toimitilat on suunniteltu aivoergonomiaa tukevaksi.

– Tällä alalla on totuttu siihen, että lääkäreillä ja hoitajilla on omat vastaanottohuoneet joissa he tapaavat potilaita ja työskentelevät. Helttiläisillä ei ole omia huoneita, vaan meillä ne on korvattu tapaamishuoneilla joita käytetään samaan tapaan kuin neukkareita toimistoissa. Lisäksi tiloistamme löytyy avotilaa, hiljaista tilaa ja ryhmätyöskentelytiloja erilaisia työtehtäviä varten, Lappi kertoo.

Monitilatoimisto lisää hyvinvoinnin ohella tiedonkulkua ja yhteistyötä. Samalla se tukee myös fyysistä ergonomiaa, sillä erilaisten työpisteiden avustuksella työasentoa tulee vaihdettua riittävän usein.

Technopoliksen verkostoitumismahdollisuudet tuovat selkeää lisäarvoa

– Technopolis on loistava kumppani sen vuoksi, että meille molemmille asiakaskokemus on äärimmäisen tärkeä. Technopolis ei ajattele asiakkaitaan vuokralaisina ja me emme ajattele asiakkaitamme potilaina. Tämä ajatusmaailma näkyy palveluiden lisäksi myös arjen vuorovaikutuksessa.

Hyvänä esimerkkinä Technopoliksen tarjoamasta asiakaskokemuksesta Lappi mainitsee laajat verkostoitumismahdollisuudet.

– Technopoliksen asiakkaat ovat usein ajatustyöläisiä ja siksi naapureihin tutustuminen on ollut meille tärkeää. Kampuksilla järjestetään usein erilaisia tapahtumia ja olemme osallistuneet niihin aktiivisesti sekä muutaman kerran jopa isännöineet niitä yhdessä Technopoliksen kanssa. Näin olemme saaneet Heltin palvelut tutuksi muille saman katon alla majaileville yrityksille.

Harkitseeko yrityksesi muuttoa? Lue lisää toimitiloistamme ja ota meihin yhteyttä!