Työelämän muutos

5+1 kysymystä keskittymiskyvystä työelämässä – Aivotutkija Minna Huotilainen vastaa

Miten aivomme pärjäävät nykyisessä hektisessä tietotyössä? Helsingin yliopiston aivotutkija Minna Huotilainen kertoo, miten yksilö ja yritys voivat edistää aivoystävällisempää työelämää. Huotilaista haastatteli työympäristöasiantuntijamme Tiia Rauhamäki.

1. Miten paljon työntekijöiden pätkivä keskittymiskyky maksaa yrityksille, aivotutkija Minna Huotilainen?

– Asiaa on tutkittu paljon ja erilaiset keskeytykset tulevat yrityksille hyvin kalliiksi, kahdellakin eri tavalla.

Ensinnäkin työntekijälle tulee työtehtävän jatkuvasta vaihtamisesta “kustannuksia”, sillä toiseen asiaan vaihtamiseen kuluu kapasiteettia. Sen lisäksi sekä työntekijälle että työnantajalle tulee kustannuksia siitä, että työntekijöiden työ häiriintyy jatkuvasti ja työnteko hidastuu. Tämä johtaa samalla myös virheiden lisääntymiseen ja tietenkin yksilöiden kuormittumiseen.

Kutsun 2010-lukua säheltämisen vuosikymmeneksi, sillä nykyään tehdään sellaisia virheitä, mitä ei olisi vielä parikymmentä vuotta sitten voinut kuvitellakaan: ihminen saa väärän passin tai palkka maksetaan väärälle tilille. Sählääminen johtuu usein yksinkertaisesti siitä, etteivät ihmiset pysty tekemään keskittymistä vaativia työtehtäviä rauhassa loppuun asti.

2. Onko meillä siis keskittymiskyvyn illuusio, mutta todellisuudessa multitaskaamme koko ajan?

– Tavallaan. Keskittymiskyvyn laskemista ei itse välttämättä huomaa. Työntekijä saattaa pinnistellä työtehtävän kanssa ja ihmetellä kun homma ei suju. Todellinen syy voi kuitenkin olla siinä, että toimistolla on hirveä määrä kuormitustekijöitä taustahälinästä keskeytyksiin ja ohikulkijoista puhelimen hälytyksiin.

Stressitutkimuksissa on huomattu, että jatkuva alistus keskeytyksille ja stressitekijöille ei auta tottumaan niihin, vaan pikemminkin heikentää stressinsietokykyä. Jatkuva lyhytjänteinen työskentely ja tehtävästä toiseen hyppiminen siis ikään kuin opettavat aivoja lyhytjänteisemmiksi.

3. Kenen vastuulla aivoystävällinen työelämä ylipäätään on – yrityksen vai työntekijöiden?

– Työntekijä on aina paras asiantuntija omassa työssään. Sikäli oman työn arviointi on aina työntekijöiden omalla vastuulla, koska kukaan muukaan ei sitä voi tehdä. Ongelma on se, että työympäristön suunnittelusta vastaa kuitenkin joku täysin työyhteisön ulkopuolinen, vaikka paras tulos saataisiin yhdessä suunnittelemalla.

Toisaalta laajempi työelämän muutos ei voi koskaan olla pelkästään yksilön vastuulla, vaan työyhteisössä pitäisi aina miettiä yhdessä, miten haasteita lähdetään ratkaisemaan. Konkreettinen esimerkki tästä on keskeytysten kulttuuri, jota suitsimaan tarvitaan yhteiset pelisäännöt: milloin kollegan saa keskeyttää ja milloin ei, ja miten siitä viestitään?

4. Miten tilasuunnittelussa pitäisi ottaa huomioon työntekijöiden keskittymiskyky?

– Tilat tulisi aina suunnitella käyttötarkoitukseen sopivaksi. Parjatussa avotoimistossa on myös hyviä puolia: tieto kulkee ja yhteishenkeä on helppo ylläpitää. Toisaalta pitkäkestoista keskittymistä vaativassa työssä on katastrofi, jos avotilasta ei ole mahdollisutta vetäytyä hiljaiseen tilaan tai edes tehdä etätöitä. Esim. uutistoimituksessa avotila voi kuitenkin toimia oikein hyvin.

Monitilatoimiston kenties paras puoli on se, että ihminen alkaa itse analysoida omaa työtään ja sitä, mikä on hänelle luontevin toimintatapa, työtila, porukka tai ajankohta tiettyyn työtehtävään. Näin ihminen kasvaa myös koko ajan paremmaksi asiantuntijaksi siinä, miten omaa työtä kannattaa tehdä.

▶︎ Kuuntele muutosvalmentaja Maaretta Tukiaisen haastattelu  tilamuutoksen johtamisesta!

▶︎ Lue työympäristötutkija Peggie Rothmanin haastattelu toimivan työympäristön eduista yritykselle!

5. Vinkkisi asiantuntijatyön muutoksessa pärjäämiseen?

– Niitä on muutamakin. Yksi on priorisointi: kun vaatimuksia tulee joka taholta, niitä pitää osata arvottaa ja jättää vähemmän tärkeät huomiotta. Ei pidä vetää luterilaisella työmoraalilla kaikkea täydellisesti.

Ehkä keskeisin uusi työelämätaito on kuitenkin palautuminen. Kun ennen menestyjä oli se, jolla oli poikkeuksellisen hyvät tiedot ja taidot, tänä päivänä tarvitaan niiden lisäksi myös kyky palautua. Parhaiten siinä onnistuvat ne, jotka löytävät palauttavia hetkiä jopa keskellä työpäivää. Myös myönteinen asenne ja asioista innostuminen työn ulkopuolella auttavat palautumaan arjessa.

+ 1: Luovuus on  tulevaisuuden tärkeimpiä työelämätaitoja. Miten sitä voi edistää?

– Luovuus kumpuaa tyhjästä tilasta, jota kutsun itse takkatulitilaksi. Se viittaa sellaiseen rauhalliseen toiminnan tilaan, jossa ihminen ei oikeastaan ajattele mitään, vaan saattaa vain tuijottaa virtaavaa vettä, vauvan unta tai takkatulta. Kysyttäessä tällainen ihminen vastaa, ettei ajattele tai tee oikeastaan mitään.

Takkatulitilassa aivoilla ei ole ylimääräistä kuormitusta, ja niillä on viimein mahdollisuus yhdistellä asioita toisiinsa yllättävillä tavoilla. Näin ratkaistaan usein ongelmia, joihin ei ole löytynyt ratkaisua pitkistä pohdinnoista huolimatta. Jokainenhan tietää sen tunteen, kun yhtäkkiä suihkussa tai lenkillä tulee viimein oivallus siitä, miten joku pitkään vaivannut asia tulisikin ratkaista!

▶︎ Jos haluat kuunnella koko Minnan haastattelun, kuuntele podcast täältä!

Haluatko toimitilamuutoksesta kaiken irti? Lataa opas: Muutto on mahdollisuus – Opas onnistuneeseen toimitilavalintaan