työympäristö

Mikä on monitilatoimisto – ja mitä hyötyä siitä on yrityksille?

Yhä useampi yritys valitsee työhuoneiden tai avokonttorin sijaan monitilatoimiston. Mitä hyötyjä monitilatoimistosta on yrityksille, ja mitä kaikkea suunnittelussa pitää ottaa huomioon?

Mikä on monitilatoimisto?

Yhä useampi työnantaja ymmärtää nykyään, että yrityksen työntekijät ovat sen tärkein kilpailuetu – ja että tehokasta työntekoa tukeva toimisto on aina myös investointi yrityksen menestykseen. Monitilatoimistoon päätyvätkin usein juuri ne yritykset, jotka haluavat varmistaa työntekijöilleen optimaaliset ja monipuoliset työskentelyolosuhteet.

Monitilatoimisto on moderni työympäristöratkaisu, jossa toimitilat jaetaan osiin eri käyttötarkoitusten mukaan. Taustalla on ajatus toimintolähtöisestä työskentelystä (activity based working), jossa tilat suunnitellaan tukemaan eri työn tekemisen tapoja: hiljaisiksi keskittymisen tiloiksi, yhteisöllisiksi tiimityötiloiksi ja niin edelleen.

Tarkoitus on, että työntekijät voivat valita tiloista itselleen kulloinkin parhaiten sopivan työtilan tai työpisteen, aina käsillä olevan työtehtävän mukaan. Oleellisinta onnistuneen monitilatoimiston luomisessa onkin aitojen tarpeiden kartoittaminen sekä se, että oikeanlaisia tiloja on tarpeeksi.

▶︎ Lue myös: 5+1 kysymystä toimitilamuutoksen johtamisesta – Muutosvalmentaja Maaretta Tukiainen vastaa

Mitä hyötyä monitilatoimistosta on yrityksille?

Hyvin suunnitellussa monitilatoimistossa on useita etuja sekä yksittäisille työntekijöille että koko yritykselle:

  1. Työtehokkuus. Uudenlaisten tilaratkaisujen yleistyminen on osa laajempaa työn murrosta, johon liittyy mm. digitaalisten työvälineiden, liikkuvan työn ja väliaikaisten yhteistyötiimien lisääntyminen. Optimaalisessa monitilatyöympäristössä jokainen työntekijä pystyy työskentelemään juuri sellaisissa tiloissa, jotka parhaiten tukevan tarvittavia työn tekemisen tapoja.
  2. Ergonomia. Säännöllinen työskentelytavan ja -asennon vaihtaminen ja työpisteeltä toiselle liikkuminen tehostavat verenkiertoa elimistössä ja aivoissa, jolloin työntekijät pysyvät virkeämpinä ja työtehot korkeampana.
  3. Organisaatiokulttuuri. Hyvä monitilatoimisto myös kannustaa sosiaalisiin kohtaamisiin, jotka puolestaan edesauttavat hiljaisen tiedon siirtymistä, kannustavat ideointiin ja parantavat työpaikan yhteisöllisyyttä.
  4. Työhyvinvointi. Hyvin suunnitellussa monitilatoimistossa on huomioitu erilaisten työntekijöiden tarpeet, ja työntekijä pystyy valitsemaan työtilan kulloinkin käsillä olevan tehtävän mukaan, mikä voi parantaa työtehoja. Pelkän autonomian tunteen lisääntymisen itsessään on todettu vaikuttavan positiivisesti työtyytyväisyyteen, työhyvinvointiin ja työssä suoriutumiseen, mikä puolestaan näkyy mm. sairauspoissaolojen vähentymisenä.
  5. Tilatehokkuus. Moderni tarvelähtöisesti suunniteltu työympäristö on omiaan vähentämään ylimääräisiä neliöitä, koska niitä voidaan hyödyntää tehokkaammin kuin perinteisessä avokonttorissa.
  6. Kustannussäästöt. Parempi tilatehokkuus mahdollistaa yrityksille kustannussäästöjä, kun hukkaneliöistä luovutaan ja neliöt otetaan tehokäyttöön. Monitilatoimisto saattaa säästää neliöissä jopa 30 % perinteiseen ratkaisuun verrattuna. 
  7. Kilpailukyky. Siirtymä monitilatoimistoon on myönteinen muutos kohti työntekijälähtöisempää työympäristöä. Tutkimusten mukaan tämä lisää työntekijöiden sitoutumista, ja sitä kautta myös yritysten kilpailukykyä ja kannattavuutta.

Monitilatoimistossa erilaiset tarpeet on helppo huomioida

Jokaisessa yrityksessä on erilaisia työntekijöitä, joilla on keskenään hyvin erilaiset työtavat ja siksi myös erilaiset tarpeet. Jotta lopputulos olisi toimiva, tilamuutos tulisikin aina aloittaa kartoittamalla ja tunnistamalla henkilökunnan todelliset tarpeet.

Toimistolla paljon aikaa viettävät työntekijät tarvitsevat usein rauhallisen, henkilökohtaisen työpisteen voidakseen tehdä työnsä kunnolla. Jotkut taas viettävät suuren osan työajastaan muualla kuin omalla työpisteellään – esimerkiksi kahviloissa, neuvottelutiloissa tai vaikkapa kollegan työpisteellä. Suurin osa näistäkin ihmisistä kuitenkin kaipaa toimistolla ollessaan työpistettä, rauhallista tilaa tai mahdollisuutta vuorovaikutukseen kollegoiden kanssa.

Jotta työyhteisön todelliset tarpeet saisi selville, niiden kartoittamiseen, tiedon analysointiin ja tilojen suunnitteluun kannattaa varata tarpeeksi aikaa. Kun pohjatyö on tehty hyvin ja työntekijöitä osallistetaan muutokseen alusta asti, on lopputuloskin todennäköisemmin onnistunut.

Työskentelytila työtehtävän mukaan

Jotta työnteko sujuisi hyvin, monitilatoimistosta tulisi löytyä sopivassa suhteessa erilaisiin toimintoihin sopivia alueita.

Jokainen kaipaa joskus omaa työrauhaa. Siksi toimistolta on hyvä löytyä rauhallisia, keskittymiseen sopivia alueita. Tällaiset hiljaiseen työntekoon sopivat tilat on parhaimmillaan sijoiteltu mahdollisimman kauas kulkureiteistä ja vilkkaista alueista, tai vaihtoehtoisesti niitä voidaan myös rajata kalusteiden tai moduuliratkaisuiden avulla.

Yhteistyölle on hyvä varata omat alueensa. Jokaisessa toimistossa tarvitaan ensinnäkin tapaamisille, koulutuksille ja tiimityöskentelylle sopivia neuvottelutiloja. Lisäksi myös työyhteisön spontaaneille kohtaamisille tulisi suunnitella tiloja, jotka sijaitsevat keskeisillä paikoilla ja kulkureittien varrella, mutta eivät häiritse muiden työrauhaa liikaa.

Työnteon tilojen lisäksi työyhteisössä tulisi aina olla myös palautumiseen sopivia tiloja, joissa voi rentoutua kahvikuppi kädessä, rupatella kollegojen kanssa ja ennen kaikkea irrottaa ajatukset hetkeksi hektisestä työarjesta.

Hyötyisikö yrityksesi monitilatoimistosta? 

Monitilatoimista on hyötynyt myös moni yritys – myös Technopoliksen vuokralaiset:

Sopiiko monitilatoimisto siis kaikkiin tilanteisiin ja kaikenlaisille yrityksille? Ei välttämättä – ainakin jos erehdytään juoksemaan trendien perässä eikä työtiloja suunnitella yrityksen todelliset tarpeet edellä, muistuttaa työympäristöjen asiantuntija, työympäristöihin erikoistuneen tutkimusyritys Leesmanin tutkimusjohtaja Peggie Rothe. Parhaaseen lopputulokseen päästäänkin yleensä silloin, jos alussa malttaa huolella kartoittaa työntekijöiden todelliset tarpeet.

Kysy lisää asiantuntijoiltamme tai lataa opas monitilatoimiston suunnittelusta!

Lataa opas: