työympäristö

Näin pääset eroon toimitilojen piilokuluista

Luulitko, että toimitilojen hinta on yhtä kuin neliöhinta kertaa neliöiden määrä? Niin ajattelee moni muukin ennen kuin purkaa kokonaiskustannukset osiin. Toimitiloihin liittyy yllättävän paljon hankalasti paikannettavia piilokuluja, joiden suurimmat syyt ovat läpinäkymättömät kustannukset ja tehoton tilankäyttö.

Mistä kaikesta työympäristön kustannukset oikeasti koostuvat?

Tiedätkö, paljonko yrityksesi maksaa kiinteitä työympäristöön liittyviä kuluja per työntekijä? Jos vastasit kyllä, onnittelut – kuulut nimittäin pieneen vähemmistöön.

Technopoliksen Tampereen aluejohtajan Henri Rantalaisen mukaan vain harva yritys osaa ottaa laskelmissaan huomioon kaikkia työympäristöön liittyviä kuluja. Piilokulujen suurimpia aiheuttajia ovat:

  1. Väärät mittarit, jotka piilottavat osan kuluista
  2. Piilotyö, joka ei näy kustannuslaskelmissa
  3. Toimistoneliöiden tehoton käyttö
  4. Toimitilaratkaisu, joka ei tue tehokasta työntekoa

1. Väärät mittarit piilottavat osan kuluista

Vuokrasopimuksen päälle solmitaan yleensä noin 5–15 muutakin sopimusta: sähkö, internet, siivous, kiinteistöhuolto, postipalvelut, vartiointipalvelut, ravintolapalvelut, avainhallintasopimukset, kalusteet ja viherkasvit, tulostimet, näytöt, dataprojektorit ja niin edelleen. Jokainen yksittäinen sopimus kasvattaa loppusummaa, jonka yritys työympäristöstä kokonaisuudessaan maksaa.

Jos eri toimitilavaihtoehtoja vertailtaisiin neliöhinnan sijaan todellisen loppulaskun (vuokrasopimus ja palvelusopimukset) perusteella, moni neliöhinnaltaan halpa vaihtoehto tipahtaisikin listan hännille. Palvelusopimukset jäävät kuitenkin helposti laskematta mukaan loppusummaan, jolloin piiloon jäävät myös eri vaihtoehtojen todelliset kokonaiskustannukset.

Lue lisää: CGI valitsi tunnusluvuksi tilatehokkuuden – ja karsi kolmasosan turhista toimitilaneliöistä

2. Piilotyö ei näy kustannuslaskelmassa

Yritysten kustannuslaskelmia vääristää myös se, että sopimussalkun ja palvelupaketin hallinnoimisesta johtuvan näkymättömän työn kustannuksia on käytännössä mahdotonta mitata. Paisuneen sopimussalkun hallintaan ja palveluiden hallinnointiin arjessa kuluu kuitenkin yrityksiltä valtavasti resursseja, joita on usein hyvin hankala paikantaa – ja siksi myöskään laskea mukaan kokonaiskustannuksiin.

– Pelkästään sopimusten kilpailuttamiseen ja uusimiseen kuluu valtavasti resursseja. Esimerkiksi yrityksen jolla on 20 toimipistettä ja jokaisessa niissä 12 palvelusopimusta 3 vuoden sopimuskaudella, täytyy joka vuosi pelkästään uusia 80 sopimusta, Rantalainen huomauttaa.

Suuremmassa yrityksessä tämän palvelupaketin hallinnointi vie yleensä useamman ihmisen täyden työajan. Sen päälle tulee lisäksi kaikki muu työ, joka sopimusten hallinnointiin kuluu eri puolilla organisaatiota. Pienemmässä firmassa hallinnolliset resurssit taas nipistetään tyypillisesti sellaisten ihmisten ajasta, joiden työpanos kannattaisi käyttää yrityksen ydinliiketoiminnan kehittämiseen.

3. Toimistoneliöiden käyttö on tehotonta

Eräs yritysten suurimmista kustannussyöpöistä on tehoton tilankäyttö. Huonosti suunniteltu toimisto on nimittäin useimmiten myös neliömäärältään tarpeettoman suuri. Hyvällä suunnittelulla ekstraneliöt saa puolestaan nipistettyä minimiin, jolloin säästöä tulee myös vuokrakustannuksissa.

Tehottomuuden taustalla on osittain se, että toimitilahankintaprosessi alkaa usein suoraviivaisesti maksimineliöhinnan määrittelyllä, jolloin kaikki muut valintakriteerit – kuten sijainti, viihtyisyys ja pohjaratkaisun toimivuus – otetaan huomioon vasta hintaan perustuvan esikarsintakierroksen jälkeen. Pelkkää neliöhintaa tuijoittamalla käy kuitenkin helposti niin, että tilaksi valikoituu neliömäärältään tilava, mutta vanhanaikainen ja tehoton toimisto.

Lue lisää: Tehokkaampi työympäristö hyvän toimitilasuunnittelun avulla

4. Toimitila ei tue tehokasta työntekoa

Lisäkustannuksia tulee ylimääräisten neliöiden lisäksi myös siitä, jos toimitilat eivät tue tehokasta työntekoa ja työntekijöiden erilaisia tarpeita. Leesmanin tuoreen selvityksen mukaan vain 57 % työntekijöistä kokee, että työympäristö tukee tehokasta työskentelyä – ja huonoimmilla työpaikoilla luku on vaivaiset 15 %.

Tutkimusten mukaan huonot toimitilat todellakin laskevat työtehokkuutta, motivaatiota ja pahimmillaan jopa sitoutumista työnantajaan. Viihtyisä ja toimiva toimitila on siis yrityksille todellinen kilpailutekijä ja auttaa omalta osaltaan houkuttelemaan parhaita tekijöitä. Työympäristösuunnitteluun kannattaa siis panostaa varsinkin niillä aloilla, joilla osaajista on jo valmiiksi pulaa.

Lue lisää: Näin ALSO teki henkilöstöstään kilpailuedun

Valitse toimitila fiksummin

Piilokuluja on hankala paikantaa jos ei tiedä mitä etsii, joten moni yritys pyrkii tinkimään vääristä paikoista, kuten neliöiden tai yksittäisten palveluiden hinnasta. Todellisuudessa parempaan lopputulokseen pääsee, jos pystyy eliminoimaan piilokulujen aiheuttajat. Tehokkaan työympäristön myös saa todennäköisemmin, jos toimitilat ja palvelut näkee menoerän sijaan investointina yrityksen menestykseen ja työntekijöiden hyvinvointiin.

Lue lisää uudesta oppaasta: Muutto on mahdollisuus – Opas onnistuneeseen toimitilavalintaan

 

Järjestämme tapahtuman aiheen tiimoilta. Vaadi tilaltasi tulosta – tapahtuma järjestetään Helsingin Ruoholahdessa 9.11.2018 klo 8-10. Ilmoittaudu tästä mukaan!