Toimitilan valinta

Miksi neliöhinta on huono tunnusluku toimitilan valinnassa?

Tutkimusten mukaan suomalaisyritykset maksavat toimitiloistaan liikaa – ja ennen kaikkea vääristä asioista. Yksi merkittävä syy hukkakuluille on se, että yritykset tuijottavat toimitilavalinnassa lähinnä neliöhintaa, vaikka fiksumpi tunnusluku olisi kustannus per työpiste.

Yritykset maksavat tiloista liikaa – ja vääristä asioista!

Suomen toimitilahinnat ovat tutkimuksen mukaan maailman kalleimpien joukossa. Tästä näkökulmasta on yllättävää, että myös neliöitä käytetään meillä maailman mittakaavassa varsin hövelisti: helsinkiläisessä toimistoissa tilaa on työpistettä kohden huimat 23 neliömetriä, kun Tukholmassa vastaava lukema on 17 ja Lontoossa vaivaiset 10 neliötä.

Ei siis ihme, että moni yritys joutuu tekemään kompromisseja varsinkin sijainnin ja vuokratason välillä. Miksi erot yritysten tilatehokkuudessa (neliöiden määrä työpistettä kohden) ovat niin suuria?

– Tärkein yksittäinen selitys huonolle tilatehokkuudelle on se, että moni yritys aloittaa toimitilahankinnan määrittelemällä neliöhinnalle kipurajan. Tällöin tuijotetaan alusta asti aivan vääriä tunnuslukuja, sanoo Tampereen aluejohtaja Henri Rantalainen Technopolikselta.

Näin valitset fiksummat tunnusluvut: neliöhinta vs. työpistekustannus

Neliöhinta on toimitilahankinnassa huono tunnusluku, sillä se ei ota huomioon sitä, ettei toimitila koostu pelkistä seinistä ja lattianeliöistä, vaan koko fyysisestä työympäristöstä. Siksi parempi mittari toimitilahankinnassa on jutun alussakin mainittu kustannus per työpiste.

Huono tunnusluku: neliöhinta

Moni yritys aloittaa toimitilahaun määrittelemällä vähimmäisneliömäärän ja maksimineliöhinnan, ja rajaa samalla tietämättään pois osan potentiaalisista vaihtoehdoista.

Halvimmat neliöhinnat löytyvät nimittäin useimmiten huonommilta sijainneilta ja vanhoista kiinteistöistä, joten yritys joutuu yleensä tinkimään joko sijainnista, viihtyisyydestä, toimivuudesta – tai pahimmassa tapauksessa niistä kaikista.

Jos yritys majailee aikansa eläneissä tiloissa, harmaita hiuksia saattavat lisäksi aiheuttaa myös tulevaisuuden muutostarpeet, kuten henkilöstömäärän kasvu.

– Aiemmin toimistorakennukset suunniteltiin väljiksi aina pohjapiirrosta ja ilmastointia myöten. Vanhat tilat eivät siksi yleensä taivu moderniksi avo- tai monitilakonttoriksi ilman täyttä remonttia ja ilmastoinnin ja irtaimiston uusimista, Rantalainen kertoo.

Vaikka seiniä olisikin mahdollista siirtää, vanha ilmastointi ei välttämättä siltikään taivu aiempaa tiivimpään istumatiheyteen.

Perinteisessä ratkaisussa neliöhinta voi siis olla näennäisen matala, mutta koska neliöitä tarvitaan paljon, kustannus per työpiste saattaa nousta hyvinkin korkeaksi – varsinkin jos toimitilat haluaa hankkia keskeiseltä sijainnilta ja hyvien kulkuyhteyksien päästä.

Parempi tunnusluku: hinta per työpiste

Toisin kuin vanhat toimitilat, modernit toimistot on suunnittelu lähtökohtaisesti muuntojoustaviksi.

Vuokralaisen näkökulmasta muuntojoustavuus tarkoittaa sitä, että tilat ja sisustusratkaisut on mahdollista suunnitella yrityksen yksilöllisiin tarpeisiin. Muuntojoustavuuden ansiosta yritykselle riittää siis huomattavasti pienempi neliömäärä kuin vanhanaikaisissa toimitiloissa.

– Moderneja tiloja on lisäksi mahdollista muokata tarvittaessa myös jälkeenpäin ilman, että esimerkiksi toimiston ilmanlaatu, akustiikka, funktionaalisuus tai viihtyisyys kärsivät, Rantalainen lisää.

Modernissa ratkaisussa toimitilan neliöhinta voi siis olla näennäisen korkea, mutta koska neliöitä tarvitaan huomattavasti perinteistä vähemmän, kokonaiskustannus per työpiste ei välttämättä nouse sen korkeammaksi kuin perinteisessä ratkaisussa, vaikka tilat hankkisi keskeiseltä sijainnilta. Lisäksi samalla paranevat myös toimitilan viihtyisyys ja tehokkuus.

Ota ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa toimitilaa

Ero vanhanaikaisen ja modernin toimitilaratkaisun välillä on kuin yöllä ja päivällä: samalla hinnalla, jolla yritys saa perinteisen tilasyöpön ratkaisun syrjäsijainnilta, se voisi halutessaan hankkia myös toimivan ja viihtyisän toimiston keskeisemmältä sijainnilta. Jos yritys vertailee pelkkiä neliöhintoja, tulee se helposti rajanneeksi jälkimmäiset vaihtoehdot pois.

Toimitilahankinta lähtee aina yrityksen omista tarpeista. Vaihtoehtoja kartoittaessa ei siksi koskaan kannata kysyä toimitilatarjoajalta pelkkää neliöhintaa, vaan mieluummin konkreettista suunnitelmaa siitä, miten henkilöstö voitaisiin uusiin tiloihin fiksuimmin sijoittaa. Tämän suunnitelman pohjalta on sitten helppo laskea potentiaalisen toimitilan kokonaiskustannukset työntekijää kohden.

Ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa työympäristöä on aina tunnuslukujen vaihtaminen. Jos haluat välttää tämän ja muut yleisimmät virheet toimitilavalinnassa, lataa alta pikaopas toimitilakustannusten vertailuun!

 

CFO pikaopas toimitilakuluihin