Työympäristö on yhdistelmä tiloja ja palveluita

Työympäristö on enemmän kuin pelkkiä neliöitä. Toimitilojen lisäksi jokainen yritys tarvitsee myös toimivan perusinfrastruktuurin ja työntekoa tukevat peruspalvelut.

Perinteisesti toimitilat ja tietyt peruspalvelut on hankittu toisistaan irrallaan, vaikka molemmat ovat yhtä kiinteä osa toimivaa työympäristöä. Tilojen ja palvelujen näkeminen saumattomana kokonaisuutena mahdollistaa sen sijaan yrityksille entistä tehokkaamman resurssienkäytön ja tehokkaamman työympäristön.

Työympäristön hankkiminen yhtenä kokonaisuutena auttaa yrityksiä…

  1. arvioimaan toimitilojen ja muiden kiinteiden kulujen todelliset kustannukset ja pääsemään eroon piilokuluista
  2. vapauttamaan resursseja ydinliiketoiminnan pyörittämiseen
  3. tarkastelemaan työympäristöä pelkkien neliöiden sijaan laajempana kokonaisuutena, joka joko tukee toivottua yrityskulttuuria ja työn tekemisen tapoja tai haittaa sitä

Toimitilahankinta

Perinteinen tapa: neliöt, perusinfrastruktuuri ja lisäpalvelut hankitaan erikseen Technopoliksen tapa: työympäristö hankitaan kokonaisuutena
Vuokrasopimus Jäykkä ja pitkä (jopa 5-10 vuotta), eli toimitilat eivät jousta yrityksen muutostarpeiden mukaan. Vuokrasopimus ja neliömäärä joustavat tarvittaessa yrityksen muutostarpeiden mukaan.
Kokonaiskustannukset Pahimmillaan hyvin korkeat, mutta läpinäkymättömät ja siksi myös vertailukelvottomat kokonaiskustannukset. Alhaiset, läpinäkyvät ja vertailukelpoiset kokonaiskustannukset, sillä kaikki palvelut saa etukäteen neuvoteltuun hintaan, perusinfrastruktuuri on valmiina eikä kokonaisuuden hallintaan kulu yrityksen omia resursseja.
Piilokulut Piilokuluja syntyy helposti mm. palvelujen kilpailuttamiseen ja hallinnointiin kuluvista resursseista, joita on vaikea laskea mukaan kokonaiskustannuksiin. Yritykselle ei synny piilokuluja, sillä keskitetty ulkoistaminen vapauttaa yrityksen resurssit palveluiden kilpailuttamisesta ja hallinnoinnista.
Sopimusten määrä Vuokrasopimuksen päälle tulee jopa 15 erillistä sopimusta, joiden hallinta vie yrityksen resursseja. Vain yksi sopimus, sillä myös palveluiden hallinta on ulkoistettu toimitilatarjoajalle.
Peruspalvelut Välttämätön peruspalveluinfra täytyy kilpailuttaa itse ajoissa ennen muuttoa. Hinta ja laatu vaihtelevat huomattavasti mm. sijainnin mukaan. Peruspalvelut (internet, siivous jne.) ovat yrityksen käytössä automaattisesti heti muuton jälkeen. Valmiiksi kilpailutetut kustannukset ovat keskivertoa alhaisemmat ja laatu tasainen.
Lisäpalvelut Lisäpalveluiden, kuten lounasravintoloiden sekä hyvinvointi- ja yksilöpalveluiden saatavuus, laatu ja hinta vaihtelevat huomattavasti mm. sijainnin mukaan. Lisäpalveluiden ja ratkaisuiden perusinfrastruktuuri on valmiiksi olemassa, ja ne saa käyttöönsä joustavasti tarpeen mukaan ja pienellä vaivalla.
Palvelujen hallinta Sopimussalkkua ja palveluita hallinnoidaan hajautetusti eri kanavissa, mikä lisää mm. inhimillisten virheiden määrää, päällekkäisyyksiä ja piilokuluja, joiden lähteitä on usein vaikea paikantaa. Koko toimitila-, palvelu- ja ratkaisukokonaisuutta hallinnoidaan yhden kokonaisvastuullisen toimijan kautta keskitetysti. Kokonaisuus on helppo hahmottaa, eikä turhia päällekkäisyyksiä pääse syntymään.
Jaettu infra Jaettu infra (mm. kokous-, tapahtuma- ja coworking-tilat ja -palvelut) pitää usein hankkia erikseen ulkopuolelta, ja sen saatavuus, hinta ja laatu vaihtelevat huomattavasti mm. sijainnin mukaan. Jaettu infra on valmiina ja tarvittaessa heti asiakkaan saatavilla, useissa eri sijainneissa ja kilpailukykyiseen hintaan.
Verkostoituminen ja yhteisöllisyys Yleensä kokonaisuutta ei ole suunniteltu tukemaan verkostoitumista eikä yhteisöllisyyttä. Kampusympäristö ja jaettu infra tukevat yhteisöllisyyttä ja verkostoitumista. Lisäksi kampuksilla järjestetään mm. säännöllisiä verkostoitumistapahtumia.
Tilatehokkuus Huono tilatehokkuus, sillä asiakas hankkii pääsääntöisesti toimitilaneliöitä per työpiste.
Esim. Helsingissä yhtä työpistettä kohden on keskimäärin 23 m².
Hyvä tilatehokkuus, sillä asiakas hankkii kokonaisvaltaisen työympäristön ja toimitilaneliöitä per työntekijä.
Asiakaslähtöisyys Toimitilat hankitaan suoraviivaisesti neliöinä eli tuotteena, johon ei pääsääntöisesti kuulu asiakaslähtöistä palvelukehitystä tai laaduntarkkailua. Toimitilaratkaisut hankitaan palveluna ja räätälöidään aina yritysten yksilöllisiin tarpeisiin ja työntekijöiden tarpeet edellä. Tarvittaessa asiakasta voidaan auttaa tarpeiden kartoittamisessa sekä työympäristön suunnittelussa ja toteutuksessa.
Asiakastyytyväisyyttä mitataan ja kokonaisuuden laatua tarkkaillaan jatkuvasti.

Mitä Technopolis-työympäristöön kuuluu?

Työympäristö vaatii neliöiden lisäksi tietyn perusinfrastruktuurin ja -palvelut, joita ilman työskentely ei onnistu. Näihin välttämättömiin peruspalveluihin kuuluvat esimerkiksi toimitilojen siivous ja kunnossapito, aulapalvelut, internet-yhteys, toimistopalvelut ja niin edelleen.

Technopoliksen kiinteisiin kampuspalveluihin kuuluvat seuraavat palvelut:

Välttämättömien peruspalveluiden lisäksi moni yritys kaipaa myös muita, lisäarvoa tuottavia palveluita, kuten kokoustilojen vuokraamismahdollisuutta, toimiston läheisyydessä sijaitsevia hyvinvointipalveluita tai joustavaa etätyömahdollisuutta coworking-tiloissa – tai vaikkapa asiantuntijan apua tehokkaamman toimiston suunnitteluun.

Technopoliksen lisämaksullisiin palveluihin ja -ratkaisuihin kuuluvat seuraavat: