Tietosuojaseloste

Technopolis-konserniyhtiöiden asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuoja-seloste

Rekisterinpitäjä TECHNOPOLIS OYJ, y-tunnus 0487422-3, osoite: Elektroniikkatie 8, 90570 Oulu, omasta ja niiden sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta, jotka toimivat soveltuvin osin yhteisrekisterinpitäjinä. Tällaiset konserniyhtiöt on listattu kohdassa ”Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle”
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö Tietosuojaan liittyvissä asioissa ottakaa yhteyttä sähköpostiosoitteeseen privacy@technopolis.fi.

Privacy Coordinator Risto Kivisilta, Energiakuja 3, 00180  Helsinki, puh. +358408400380, sähköpostiosoite: risto.kivisilta@technopolis.fi.

Rekisterin nimi Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus Henkilötietojen käsittelyn perusteena on (i) rekisterinpitäjän ja sen asiakkaan väliseen vuokra- ja/tai palvelusopimukseen taikka rekisterinpitäjän ja yhteistyökumppanin väliseen toimittajasopimukseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien täytäntöön paneminen, sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen, ja/tai (ii) rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvan yhtiön oikeutettujen etujen toteuttaminen.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia on rekisterinpitäjän ja asiakkaan (ml. potentiaaliset asiakkaat) välisten asiakassuhteiden hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi, tilastointi, asiakasviestintä,  tapahtumien järjestäminen, asiakaskokemusmittauksien tekeminen, asiakkaan käyttäjien tunnistaminen, käyttäjähallinta ja virhetilanteiden selvitys sähköisissä palveluissa sekä ja yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen. Lisäksi henkilötietoja käytetään rekisterinpitäjän ja sen konserniyhtiöiden suoramarkkinointiin (ml. sähköiset uutiskirjeet), verkkomainonnan kohdentamiseen ja profilointiin, rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen ja suunnittelemiseen.

Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät Rekisterinpitäjän nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden päättäjät ja kontaktihenkilöt sekä uutiskirjeiden tilaajat. Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • etunimi
  • sukunimi
  • asema organisaatiossa (titteli)
  • asiointikieli
  • yritys
  • yrityksen osoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • sähköisten palveluiden käyttäjätunnus ja salasana
  • yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esimerkiksi sähköpostit ja sähköiset asiointilomakkeet)
  • markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin)
  • sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot (esimerkiksi selailu- ja hakutiedot, IP-osoitteet sekä evästeet)
  • suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
  • mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, verkossa, tapaamisissa sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana.  Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä, kuten väestörekisteristä, muilta viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia alihankkijoita tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen, jolloin palveluntarjoajat toimivat rekisterinpitäjän lukuun. Alihankkijoihin eli henkilötietojen vastaanottajaryhmiin kuuluvat esimerkiksi markkinointi- ja viestintätoimistot, tapahtumanjärjestäjät, tietojärjestelmä-toimittajat sekä kiinteistö- ja toimitilapalveluita tarjoavat yhteistyökumppanit.  Rekisterinpitäjä vastaa alihankkijoidensa toimista kuin omistaan. Rekisterinpitäjä varmistaa alihankkijoiden kanssa tehtävin tietojenkäsittelysopimuksin näiden tahojen sitoutumisen rekisteröityjen henkilötietojen suojaamiseen tässä selosteessa kuvatulla tavalla. Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa rekisteröityjen yhteystietoja liiketoimintansa harjoittamisessa käyttämilleen alihankkijoilleen palveluiden markkinoimiseksi.

Osaa tämän selosteen mukaisista henkilötiedoista käsitellään EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, jolloin rekisterinpitäjä on huolehtinut siitä, että sen alihankkija kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän tai muun vastaavan järjestelyn piiriin (esim. EU:n komission mallisopimuslausekkeet).

Henkilötietoja luovutetaan ja siirretään lisäksi Technopolis-konserniin kuuluville tytäryhtiöille ja osakkuusyhtiöille käytettäväksi edellä määritettyihin tarkoituksiin. Henkilötietoja siirretään seuraaville Technopolis-konserniin kuuluville yhtiöille:

Suomi:

Kiinteistö Oy Innopoli II
Technopolis Kiinteistöt Espoo Oy
Technopolis Kiinteistöt Pääkaupunkiseutu Oy
Kiinteistö Oy Helsingin Energiakatu 4
Kiinteistö Oy Falcon Tinnu
Kiinteistö Oy Falcon Hali
Kiinteistö Oy Falcon Lago
Kiinteistö Oy Falcon Gentti
Technopolis Kiinteistöt Oulu Oy
Kiinteistö Oy Technopolis Peltola
Technopolis Kiinteistöt Tampere Oy
Kiinteistö Oy Technopolis Tohloppi
Kiinteistö Oy Oulun Ydinkeskusta
Oulun Ydinkeskustan Parkki Oy
Kiinteistö Oy Hermia
Technopolis Kuopio Oy
Kiinteistö Oy Technopolis Viestikatu 1-3
Kiinteistö Oy Technopolis Microkatu 1
Kiinteistö Oy Technopolis Viestikatu 7

Ruotsi

Technopolis AB
Technopolis Gårda AB

Norja

Technopolis AS
Campus H AS
Campus T AS
Campus X AS
Campus P AS

Tanska

Technopolis ApS

Liettua

Technopolis Lietuva UAB
UAB Domestas
UAB Urban housing
UAB Gama projektai
Delta Biurai UAB
UAB Sorta
Nova Biurai UAB

Viro

AS Technopolis Ülemiste

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika  Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tämän rekisterin tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.  Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään asiakas- tai yhteistyökumppanisuhteen aikana ja kuusi (6) kuukautta sen päättymisen jälkeen. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin aina oikeus säilyttää henkilötiedot tai muutoin käsitellä niitä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tilanteissa edellä mainitun säilytysajan jälkeen (kuten kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat). Päättäjien henkilötietoja säilytetään suoramarkkinointitarkoituksia varten pysyvästi lain sallimissa puitteissa.

Rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Rekisteröidyn oikeudet  Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa  itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä tiedon poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti kirjallisena Technopoliksen aulapalveluun tai kirjallisesti osoitteeseen privacy@technopolis.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa osoitteeseen privacy@technopolis.fi tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 Selosteen saatavuus  Tämä tietosuojaseloste kulloinkin voimassaolevan sisältöisenä on saatavilla osoitteessa https://www.technopolis.fi/tietosuojaseloste/.